¿Cómo cobrarle a un cliente de manera efectiva sin quedar como un intenso?

Entérate cómo podrás cobrarle a un cliente en tan sólo 5 pasos.

Saber cómo cobrarle a un cliente no es fácil y hacerlo puede volverse un serio dolor de cabeza. De nada sirve que factures mucho si no cuentas con un recaudo efectivo y, es entonces cuando llega ese momento incómodo en el que tu cliente se excusa por el retraso de los pagos. A continuación te vamos a contar todo lo que debes saber sobre cómo cobrarle a un cliente de manera efectiva, fidelizando la relación con él sin necesidad de desequilibrar tus finanzas. En Colombia no hay estudios al respecto, pero se calcula que solo en Estados Unidos, el monto total que algunas empresas adeudan a otras, asciende a los 16 millones de dólares (Puedes consultar aquí más información y la cifra actualizada).

Para que no nos pase, consultamos a los expertos en recuperación de cartera y nos dieron estas 5 recomendaciones que te serán útiles. Estamos seguros; sin embargo, antes de contarte cómo hacerlo, queremos contarte las tres razones principales por las que tus clientes no te pagan a tiempo.

1. Tus clientes creen que pueden aplazar tus pagos.
2. Efectivamente, los aplazan y al hacerlo, los olvidan.
3. Desmeritan tus conocimientos respecto a legislación y las batallas legales para afrontar la falta de pago de sus obligaciones.

¿Qué hacer si tu cliente no te paga para protegerte de esta situación?

1. Saber cómo cobrarles a tus clientes depende de ti

Solamente tú sabes qué tácticas te han funcionado. Estandariza parámetros de cobro que te resulten útiles, sin desgastarte demasiado. Puedes empezar creando un contrato para cada negocio, por más simple que sea, solo lo que está escrito es válido, más aún en países de legislación precaria, como en Colombia. Se sabe que los contratos verbales tienen la misma validez que los escritos; sin embargo, es importante tener un respaldo y los contratos son la manera más práctica de estandarizar tiempos de pago.

Además, es pertinente que incluyas en el contrato una descripción del trabajo que vas a realizar y una programación de pagos para que reduzcas al mínimo el cobro de tus servicios. Esto no solamente te permitirá tener un mayor control, sino que le dará la confianza a tus clientes para que te paguen en los tiempos específicos. Algunos profesionales empiezan la prestación de sus servicios con el 50 % de adelanto, antes de empezar a trabajar, en otros casos lo hacen por iteraciones, es decir, por entregas parciales que permiten avanzar a un ritmo constante e ir corrigiendo errores a medida que el cliente los aprueba. Así, generan secuencias de pago efectivas, respaldadas por el contrato que creaste y por las entregas parciales. (Este artículo puede interesarte: cuánto debe cobrar un contador por sus servicios)

Esto es importante: estipula en el contrato los recargos o intereses por mora. Si no lo haces, no generarás un incentivo negativo en tu cliente para que te pague o te pague a tiempo.

2. Toma acciones

Envíale a tu cliente la facturación que debe pagar con las fechas específicas y con anotaciones que validen el contrato; es decir que tu cobro será más efectivo si pones observaciones de no pago en la factura; por ejemplo: “De acuerdo con el contrato suscrito el 11 de junio de 2017, el pago inoportuno ocasionará un recaudo adicional del 2,5 % de interés por cada mes vencido”.

Ponte un límite de cobro. Si quieres resultados diferentes, evita cometer los errores de siempre. No creas que cobrarle a tu cliente será difícil a pesar de que no responda a tus múltiples llamados. Determina cuándo es suficiente el cobro telefónico o por correo electrónico. Generalmente se determina un mínimo de cinco cobros, respaldados por algún documento y con la misma frecuencia entre uno y otro. Si luego de estos intentos no recibes tu pago, avísale la fecha en la que tomarás acciones legales, explícale por qué lo harás y, adjunta la copia de las veces en que solicitaste el pago y la copia del contrato, resaltando los acuerdos de pago.

3. Para cobrarle a un cliente efectivamente debes conocer tus derechos y los recursos legales que tienes disponibles.

No es necesario que tengas un abogado trabajando contigo para hacer uso de tus derechos fundamentales, pero sí es necesario que los conozcas y que además te asesores de la manera más profesional para que los ejerzas. El consejo de nuestros expertos es que te familiarices con los abogados en organizaciones comerciales o en contratos, te resultarán muy útil a la hora de saber cómo cobrarle a un cliente que no te quiere pagar.

4. Haz parte de grupos que tampoco sepa cómo cobrarle a sus clientes.

World’s Longest Invoice es una de las comunidades de trabajadores unidos que no saben cómo cobrarle a sus clientes. En Colombia no existe una, pero probablemente conozcas personas que han padecido lo mismo. Únete a grupos de contadores en redes sociales como Facebook o Meetup; probablemente ellos te ayuden a solucionar tu problema, te den recursos o ideas para que este proceso no sea tan tedioso.

5. Si no sabes cómo cobrarles a tus clientes, puedes usar estas herramientas.

Si resulta que nunca firmaste un contrato o no tienes ningún respaldo para que tu cliente te pague lo que te adeuda, lo mejor será que planees una estrategia de cobro; además de eso es importante que cuentes con herramientas que te faciliten el trabajo a la vez que aprendas cómo cobrarles a tus clientes. Siigo cuenta con una herramienta de recaudo de cartera que te facilitará la vida, te informará cuál es el día que tu cliente debe pagarte y además te avisa cuál es el valor.

Pero si lo que quieres es saber cómo cobrarle a tus clientes, solo será necesario que generes una estrategia en la que incluyas acuerdos de pago y que le muestras a tu cliente los beneficios y las limitaciones que se pueden presentar si no se cumplen. Una buena estrategia para recuperar tu cartera puede ser ofrecer algún descuento de intereses por el pago, pues a la larga, el servicio lo prestaste por un valor específico y es más benéfico para ti recibir el pago de los servicios, en lugar de perder la totalidad del valor, gracias a los altos montos de los intereses.

Y si tu situación sigue tornándose muy incómoda, genera acuerdos de pago que tu cliente pueda cumplir. Lo importante es que recaudes tu cartera.

6. No te enredes con la cartera

Puede que factures a 30 días o más, y quizás con tantos clientes, se complique el recaudo, porque no siempre tendrás el suficiente tiempo para todos, entonces es cuando vemos el beneficio de la nube, quien de manera automática les envía recordatorios a tus clientes sobre sus deudas vencidas o a vencer, así no tienes que desgastarte llamando para cobrarle a tus clientes.

7. Facilítale el pago y recibe tu dinero más fácil

Que el banco ya se cerró, el mensajero no vino hoy, son unas de las tantas excusas que escuchamos sobre el pago de nuestras facturas, hazle la vida un poco más fácil a tu cliente, permítele que te pague por internet, factura en la nube e incluye botón de pago.

Que te pague será tan rápido como hacer un clic, “sin excusas” ganas tú y ganan ellos.

8. No confíes si te siguen debiendo

Por último, analiza tus deudores, cómo va tu cartera, y el historial de pago de tus clientes, son informes que necesitarás a la mano para tomar decisiones a tiempo.

Es normal que tu cliente se pueda retrasar en pagos, pero no que se convierta en costumbre, en algún momento tendremos que pasar por ese momento incomodo de cobrarle a un cliente, pero no acceder a subsidiar otras empresas.

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