Define paso a paso el reglamento interno de tu empresa

¿Quieres que tus empleados den lo mejor de sí y contribuyan al crecimiento de tu organización? Pues es muy importante que tengan claro qué esperas de ellos y qué pueden esperar de ti como empleador. Por eso es indispensable definir el reglamento interno de tu empresa.

Sigue los pasos que te proponemos a continuación. Verás cómo unas reglas de juego claras te ayudarán a crear un entorno laboral agradable, y te darán herramientas para incentivar a tus trabajadores y aplicar correcciones cuando sea necesario.

¿Cómo sé si debo tener un reglamento interno en mi empresa?

El objetivo de un reglamento interno es explicar en qué condiciones el empleador y sus colaboradores prestan sus servicios. Si bien es cierto que los contratos de trabajo incluyen estos derechos y obligaciones, es necesario que tu empresa tenga un documento donde puedas explicarlos de manera más detallada.

Ten presente que las relaciones laborales en Colombia se rigen por tres aspectos: las obligaciones legales, las contractuales y las reglamentarias. Al contar con un reglamento interno, podrás definir muy bien cómo estas obligaciones y compromisos se desarrollan en las labores diarias de tu negocio.

Como lo explica el artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo de Colombia, el tener o no un reglamento interno en tu empresa depende del número de trabajadores permanentes. Si tu empresa es comercial y tienes más de 5 empleados, debes contar con un reglamento interno. En las empresas industriales, el número mínimo de empleados es 10. Las empresas agrícolas, ganaderas o forestales con más de 20 empleados, también deben acogerse a esta norma. En las empresas mixtas, se exige cuando se tienen más de 10 colaboradores.

Sigue estos 3 pasos antes de escribir el reglamento interno de tu empresa

Reúnete con tus socios, líderes de equipo y trabajadores

Recuerda que el éxito de cualquier transformación depende del compromiso de todos. Esto también incluye el reglamento interno de tu empresa, pues va a influir en el estado de ánimo, el desempeño y la forma en que se relacionan los miembros de tu organización.

Conoce muy bien el marco legal vigente

Cualquier reglamento interno de trabajo debe estar enmarcado en documentos como la Constitución Política de Colombia y el Código Sustantivo del Trabajo. Tenerlos en cuenta evitará que desconozcas tus deberes, vulneres los derechos de tus empleados y afrontes consecuencias legales en el futuro.

Analiza a profundidad las necesidades y objetivos de tu empresa

Para ello puedes:

• Repasar la misión, la visión y los valores.
• Analizar las ideas que surjan en las reuniones con los colaboradores.
• Observar los problemas más frecuentes que suelen presentarse entre tú y tus trabajadores.

Recuerda: por más completo que sea el reglamento interno de tu empresa, no servirá de mucho si no está basado en los desafíos reales que afronta cada día.

Elabora el contenido de tu reglamento interno respondiendo estas preguntas

El reglamento interno de tu empresa debe abarcar todo lo referente al desempeño de tus empleados. Esto incluye aspectos como: su forma de relacionarse; la distribución de sus labores a lo largo de la jornada; y las prohibiciones, faltas y sanciones.

Más importante aún, el reglamento debe permitir que tus trabajadores conozcan sus derechos, los beneficios que les ofreces y los recursos que tienen a su disposición para realizar bien su labor. El bienestar y la satisfacción de tus colaboradores siempre se traduce en ganancias para tu empresa. Así que el reglamento interno debe ser una herramienta para garantizar este bienestar.

Responde estas preguntas y tendrás la base para construir tu reglamento interno de trabajo:

Consulta los artículos 104 a 126 del Código Sustantivo del Trabajo y conoce más detalles sobre lo que debes incluir en el reglamento interno de tu empresa.

¿Cómo estructurar y organizar la información?

La estructura es muy importante para que tu reglamento interno de trabajo sea fácil de comprender. Divide el contenido por temas y organízalo por capítulos y artículos. Por ejemplo:

CAPÍTULO IV: PERIODO DE PRUEBA

Artículo 1. La empresa podrá determinar un período de prueba para los empleados nuevos, con el objetivo de evaluar sus aptitudes, su comportamiento y su desempeño. Así mismo, el trabajador podrá decidir durante este período si las condiciones de trabajo se ajustan a sus expectativas.

Artículo 2. El tiempo del período de prueba se puede acordar dependiendo del tipo de contrato y las labores realizadas. Eso sí, bajo ninguna circunstancia podrá exceder los dos (2) meses de duración.

No te preocupes por la extensión del reglamento. Este debe ser muy detallado y abarcar todos los aspectos del funcionamiento de tu empresa. No es un documento para aprender de memoria; está pensado para ser consultado constantemente, resolver dudas y saber cómo actuar en cada situación.

Ten presente que no puedes imponer sanciones que no estén incluidas en el contrato de trabajo y en el reglamento interno. Así que es mejor ser precavidos y desarrollar todos los puntos que consideres necesarios.

Ya tengo el reglamento interno de mi empresa. ¿Ahora qué sigue?

Para que el reglamento sea verdaderamente efectivo, aplica estos consejos:

• Asegúrate de que todos lo conozcan: dentro del mismo reglamento debes incluir un párrafo en el que expliques por qué medios será difundido. También puedes adjuntar el documento a los contratos de trabajo.

• Aprovéchalo para mejorar: es posible que el reglamento sea la solución a problemas que tu empresa viene afrontando desde hace tiempo. Por eso debes motivar continuamente a tus colaboradores para que lo utilicen.

• Ofrece los recursos necesarios para su implementación: si, por ejemplo, tu reglamento explica cómo prevenir riesgos profesionales y mejorar la seguridad en el espacio de trabajo, debes asegurarte de que cuentas con los recursos humanos y materiales para que estas acciones puedan llevarse a cabo.

Aplica estos consejos y comienza desde ya a elaborar el reglamento interno de tu empresa. Es una tarea necesaria que te trae múltiples beneficios: este documento es una hoja de ruta para asegurar que tú y tus empleados van en la misma dirección. Además, te ahorra tiempo y evita que te desgastes en conflictos que pueden resolverse de forma más sencilla al tener claras las normas y procesos.

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