¿Cómo llevar el presupuesto de tu negocio?

¿Estás iniciando con tu negocio y aún no sabes cómo proceder con la planificación de tus metas a corto, mediano y largo plazo? Crear un buen presupuesto es la respuesta que necesitas para proteger las finanzas de tu empresa y gestionarla de la mejor manera. Por eso, en este artículo te contamos todo lo que debes saber para hacerlo. Quédate y descúbrelo.

Estructura básica de un presupuesto empresarial

El presupuesto se define como la planeación de acciones y recursos de una empresa; sin duda, una herramienta útil para la gestión financiera. Se trata de expresar en dinero eso que quieres hacer e implementar.  Una estructura básica de un presupuesto empresarial incluye diferentes categorías que permiten organizar los ingresos y gastos de manera clara y ordenada. Las principales son:

Ingresos

Entradas económicas provenientes de la actividad comercial de la empresa. Se dividen en diferentes tipos: ingresos fijos e ingresos variables. Los fijos se repiten de forma periódica como los salarios, pensiones, las ventas de productos o servicios, intereses ganados, entre otros. Mientras que los ingresos variables son aquellas inyecciones de dinero que se dan de forma irregular y son más difíciles de controlar.

Gastos financieros

Aquí se registran los gastos relacionados con la financiación de la empresa, como los intereses de préstamos o créditos.

Gastos operativos

Esta categoría incluye todas las salidas de dinero para el funcionamiento diario de la empresa como los costos de alquiler, servicios públicos, salarios y otros gastos administrativos.

Coste de ventas

Se registran los costos directamente relacionados con la producción y venta de bienes o servicios. Incluye, además, el de los materiales, mano de obra directa y otros costos asociados

Inversiones

Son gastos destinados a adquirir activos fijos o realizar inversiones en el negocio, como la compra de maquinaria o equipos.

Impuestos

Además, es crucial considerar la carga fiscal que la empresa debe abonar sobre sus ganancias y beneficios, incluyendo el impuesto sobre la renta y otros tributos locales y federales.

Flujos de efectivo

Refleja los movimientos de efectivo que entran y salen de la empresa en un período determinado. Es importante llevar un control preciso para asegurar la liquidez de la empresa.

Pasos para elaborar un presupuesto efectivo

Elaborar un presupuesto efectivo puede marcar la diferencia en la gestión financiera de tu negocio. A continuación, te presentamos algunos pasos clave para crear un presupuesto sólido:

1. Identifica las fuentes de ingresos y gastos de tu empresa: antes de comenzar a elaborar el presupuesto, es importante conocer todas las fuentes de ingresos y gastos que manejas. Esto te permitirá tener una visión completa de la situación financiera de tu negocio.
2. Creación de un presupuesto en éxcel o Google Sheet: estas herramientas te permiten realizar cálculos automáticos y organizar la información de manera estructurada.
3. Llena los datos planeados y reales: completa tu presupuesto con los datos planeados y los datos reales. Los planeados son las estimaciones que realizas sobre tus ingresos y gastos; los reales son los números que se van registrando a lo largo del año.

Recuerda revisar y actualizar tu presupuesto de forma periódica para asegurarte de que estás en el camino correcto y realizar ajustes si es necesario.

Lee también: ¿Qué son los gastos en contabilidad?

5 Consejos para hacer tu presupuesto empresarial sin problemas

Toma nota de algunos tips que seguro te ayudarán a crear un presupuesto infalible:

1.    Entiende tu situación financiera actual

Es crucial analizar detenidamente tus estados financieros actuales, incluyendo ingresos, gastos, deudas y activos, para obtener una visión clara y precisa de la salud económica de tu empresa. Esta recopilación de datos creará una base sólida que te permitirá operar de manera constante sin exceder tus límites financieros.

2.    Fija objetivos claros

Comienza por establecer metas financieras concretas para los diferentes plazos. Una forma efectiva de lograrlo es aplicando la metodología SMART, la cual garantiza que tus objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes en un tiempo determinado.

3.    Establece distintas categorías para los gastos e ingresos

Es fundamental reconocerlos y organizarlos en categorías específicas como sueldos, gastos operativos, marketing, ventas, entre otros. Esto te proporcionará una estructura detallada en la que podrás trabajar de manera eficiente.

4.    Calcula tus gastos operativos con precisión 

Reconoce aquellos gastos que fluctúan con la producción o las ventas (variables) y los que se mantienen constantes (fijos), como la compra de materias primas (variable), mercaderías (variable), alquiler (fijo), y servicios de telefonía (fijo).

Además, es importante reservar un porcentaje del 20% al 30% de tus ingresos para imprevistos, proporcionándote así, seguridad en el cumplimiento de tus metas.

5.    Evalúa tus fuentes de ingresos

Proyecta tus ganancias basándote en datos históricos de ventas, análisis de mercado y estrategias de crecimiento. Además, aprovecha para negociar con proveedores y clientes. Es crucial revisar y ajustar tu presupuesto de manera oportuna, ya que el mercado está en constante cambio. Asegúrate de contar con suficiente efectivo disponible para cubrir todos tus compromisos financieros y gastos, evitando posibles contratiempos.

Herramientas tecnológicas para la gestión presupuestaria

En la actualidad, existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar la gestión presupuestaria de tu empresa. Estas, ofrecen funciones avanzadas que te darán un control preciso de tus ingresos y gastos, crear informes detallados y realizar proyecciones financieras. Algunas de las más populares:

– Software de contabilidad

Registra tus transacciones de manera organizada y genera informes detallados sobre la situación financiera de tu empresa. Hoy en día, existen muchos de estos sistemas en el mercado. Siigo, por ejemplo, es un software contable en la Nube  con el que podrás sistematizar las finanzas de tu negocio, llevar el control de tu presupuesto e impulsar tu profesión mientras cumples con los requisitos de ley.

– Aplicaciones móviles

Existen aplicaciones móviles con las que podrás tener el control de tus ingresos y gastos en tiempo real desde tu smartphone o tablet.

– Plataformas en línea

Algunas plataformas en línea ofrecen servicios de gestión presupuestaria que te permiten tener acceso a tu información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento. Estas herramientas pueden ser de gran ayuda para simplificar y agilizar la gestión presupuestaria de tu empresa, permitiéndote concentrarte en el crecimiento y desarrollo de tu negocio.

Cómo ajustar y optimizar el presupuesto a lo largo del año

El presupuesto de tu negocio no es estático, sino que debe ajustarse y optimizarse a lo largo del año para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Aquí te presentamos algunos consejos para lograrlo:

1. Realiza un seguimiento regular: mantén un seguimiento periódico de tus ingresos y gastos reales en comparación con los datos planeados. Esto te permitirá identificar desviaciones y tomar acciones correctivas si es necesario.
2. Revisa tus supuestos: a medida que pasa el tiempo, es posible que algunos de los supuestos en los que basaste tu presupuesto original ya no sean válidos. Revisa si aún aplican y actualiza tus estimaciones.
3. Prioriza tus gastos: si te encuentras con dificultades financieras, es importante prioriza y hacer ajustes en tu presupuesto. Identifica los gastos no esenciales y reduce o elimina aquellos que no contribuyen directamente al crecimiento de tu negocio.
4. Busca oportunidades de ahorro: siempre hay oportunidades de reducir costos y optimizar tus gastos. Analiza tus gastos y busca alternativas más económicas sin comprometer la calidad de tus productos o servicios.

Recuerda que el presupuesto de tu negocio es una herramienta flexible que te permite tomar decisiones informadas y asegurar la salud financiera de tu empresa.

Errores comunes en la gestión del presupuesto y cómo evitarlos

La gestión del presupuesto de una empresa puede presentar desafíos y errores comunes. Aquí te presentamos algunos de los más frecuentes para que los evites:

1. No realizar un seguimiento adecuado: es fundamental llevar un seguimiento regular de tus ingresos y gastos reales para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas a tiempo.
2. No tener en cuenta los imprevistos: un presupuesto debe contemplar todas las posibilidades, incluso esas que no parecen tan buenas,  y tener un margen de seguridad para hacer frente a situaciones inesperadas.
3. No revisar y actualizar el presupuesto: si tu presupuesto desactualizado no refleja la realidad financiera de tu negocio, entonces estás cometiendo un error. Revisa y actualiza tu presupuesto de forma periódica.
4. No contar con el apoyo de un profesional: si la gestión del presupuesto se vuelve demasiado compleja, considera buscar el apoyo de un profesional en finanzas o contabilidad.

Evitar estos errores te ayudará a tener un control más preciso de tus finanzas y maximizar los resultados de tu negocio.

¡Llegaste al final! Ahora que sabes cómo realizar un presupuesto es momento de que impulses las finanzas de tu negocio no pierdas detalles de tus ingresos y gastos. En Siigo Contador encuentra el plan perfecto para llevar la contabilidad de tu negocio sin que eso te arruine la paz.