¿Cuáles son los 5 cualidades de la Información Contable?

Llevar una buena información contable permite que tengas un panorama claro del estado y/o rentabilidad de tu negocio. Por eso en esta oportunidad queremos presentarte las principales cualidades de la información contable para que tus cuentas tengan bases fuertes y sepas como encaminar la contabilidad de tu empresa. Toma nota que esto recién empieza

Qué son las cualidades de la información contable

Hacen referencia a aquellas características que permiten cumplir con los objetivos específicos de la contabilidad para que la toma de decisiones sea mucho más consiente y efectiva. Dichas cualidades están reglamentadas bajo el artículo 4 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender

Es importante que tus gastos operacionales, activos corrientes, costos fijos o utilidades brutas esté debidamente soportadas y respaldadas por un contador profesional que categorice los movimientos financieros adecuadamente, sin embargo, vale la pena familiarizarse con ellos y recurrir a estos nombres para distinguir claramente todos tus ingresos y gastos. Además, solo es necesario que aprendas y uses aquellos que realmente aplican para tu negocio.

Categorizar adecuadamente tus movimientos financieros  te ayuda a:

• Darle a tu contabilidad un toque más profesional.
• Te prepara para responder a las exigencias de las entidades de control.
• Asegura la calidad de las solicitudes que presentas a las entidades financieras.

Además del orden cronológico y el uso de los términos adecuados, también es fundamental que codifiques tu información contable y la organices a través de determinados formatos. Los registros contables son las herramientas indicadas para organizar tus datos. Estos registros, también conocidos como libros de contabilidad, albergan todos los movimientos contables de tu empresa. Ten presente que estos documentos pueden ser obligatorios (exigidos por la ley) y no obligatorios.

Para saber más te invitamos a leer: ¿Qué son los registros contables?

La información es útil cuando es pertinente y confiable

Respaldar todas tus transacciones con soportes no solo te sirve para conocer tus ingresos y egresos, y cumplir los requisitos de las entidades de control. También puedes recurrir a ellos cuando notes inconsistencias en tu contabilidad, pues te permiten confirmar si se realizó o no una operación comercial y en qué condiciones. Algunos de los documentos contables más utilizados son:

• facturas
• recibos de caja
• consignaciones
• comprobantes de pago

Estos documentos contables se dividen en internos y externos, dependiendo de si son emitidos o no por la empresa. También existen otros documentos no contables (como la remisión y la cotización) que te permiten recopilar información detallada sobre tu mercancía o elaborar presupuestos.

Como puedes ver, tienes varias opciones para dejar constancia de tus operaciones. Conoce más sobre los tipos de documentos en los que te puedes apoyar; así vas a evitar la pérdida de información contable y las sanciones que trae consigo el cometer irregularidades en el manejo de tus finanzas. Así, tu información siempre estará al día y podrás revisarla cada que lo creas conveniente.

La información contable es pertinente al tener valor de retroalimentación, predicción y oportunidad

Es decir, que la contabilidad en sí misma debe estar perfectamente alineada para volver a ella las veces que consideres necesario y a partir de los análisis realizados sobre la misma determines el estado de tu negocio, así como, un panorama futuro de su rentabilidad. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones que permitan implementar medidas correctivas si llegase a ser necesario.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos

Esta cualidad indica que en ningún caso la información contable puede estar segmentada o polarizada ni tener un postura subjetiva; por el contrario debe estar basada en hechos comprobables y datos exactos, es decir, que no haya lugar a aproximaciones o especulaciones.

La información es comprobable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes

Esta última cualidad hace referencia a que la contabilidad es comparable siempre y cuando sus políticas, bases de datos y demás información se mantengan constantes, se actualicen de forma regular y sean consistentes en cada uno de los períodos en los que se realiza el ejercicio contable.

Ahora bien, incluir tecnología en la realización de la contabilidad ya seas un profesional o debas hacerte cargo de las finanzas de tu negocio es un factor clave para tener una buena alineación de tus números, sin contar que es una herramienta super efectiva para optimizar tus procesos y mejorar tu productividad.

Hoy día existen softwares contables en la Nube que no requieren de instalaciones tediosas sino que son super fáciles de manejar y su sistema tiene todas las cualidades de la información contable para que estés tranquilo de llevar tus números al día.