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37 ventajas de un software en la nube para producir más

Es posible que al llegar a este artículo ya hayas escuchado hablar sobre las ventajas productivas que la implementación de un software administrativo tiene para las empresas; sin embargo, puede que aún dudes si lo necesitas, ya que, al fin y al cabo, muchos negocios han funcionado durante años sin utilizar uno.

Aunque esto es verdad, debes tener en cuenta que gracias a diferentes factores como la inmersión del internet en la cotidianidad de las personas, el mercado y las prácticas de consumo han cambiado significativamente en los últimos años y, por tanto, cada vez se hace más importante sistematizar la información, automatizar los procesos y optimizar la producción de las empresas. Por esa razón, en este artículo te vamos a explicar 38 ventajas productivas que adquirir un software administrativo en la nube le puede representar a tu emprendimiento y cómo te puede ayudar a ti como responsable de su crecimiento.

1. Movilidad:

Cuando utilizas un software administrativo en la nube no necesitas instalar el programa en los equipos de tu empresa, ya que puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo electrónico solamente conectándolo a internet. Esto quiere decir que puedes trabajar desde tu casa o cualquier lugar del mundo, en cualquier momento y utilizando un computador portátil, una tableta o un celular.

2. No ocupa memoria en el disco:

El hecho de que se trate de un sistema en la nube que no requiere de instalación local hace que no se utilice espacio en la memoria de los computadores y, por tanto, esto los hace más eficientes y rápidos. Incluso previene que se recalienten por el uso prolongado de un programa de grandes dimensiones, como suelen ser los software administrativos de instalación local.

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3. Requisitos técnicos mínimos:

Con un software administrativo en la nube tienes la ventaja de que no necesitas adquirir un equipo especializado para desarrollar tus tareas diarias, o con requisitos técnicos muy específicos ya que, básicamente, funciona en cualquier dispositivo estándar con conexión a internet.

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4. Interfaz amigable:

La usabilidad es un factor importante al momento de considerar cuál software administrativo implementar en un negocio, ya que probablemente varias personas van a usarlo y no todos tienen las mismas habilidades ofimáticas.

Por esa razón se debe evaluar qué tan sencillo e intuitivo es el programa, de modo que no se requiera hacer más de una simple capacitación al personal en la que se puedan familiarizar con el sistema, ya que una vez lo hagan ellos podrán usarlo de forma autónoma y quitarle, de cierta forma, una carga laboral al administrador; tiempo que este puede utilizar diseñando estrategias que hagan crecer a la empresa.

5. Actualización automática del inventario:

El sistema POS es el aplicativo diseñado para manejar las transacciones y operaciones de los puntos de venta o establecimientos comerciales, en los cuales se ingresa la información sobre las ventas. Una de sus ventajas es que están conectados con la parte de los inventarios, de modo que con cada salida de artículo este se actualiza automáticamente.

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6. Sistema POS con o sin internet:

Con los software en la nube toda la información se resguarda en internet, pero para el caso del sistema POS también puede ser usado sin conexión a la red, de modo que si hay un problema de navegabilidad el negocio no se va a paralizar y en cuanto el internet funcione correctamente la plataforma envía la información automáticamente, como si nada hubiera sucedido.

7. Facturas electrónicas:

Facturar electrónicamente no quiere decir que se escaneen las facturas y se envíen por correo electrónico a los clientes, sino que las facturas deben ser generadas, enviadas, recibidas y archivadas utilizando recursos electrónicos; proceso que requiere necesariamente de la adopción de un software de facturación electrónica.

Esta reglamentación aplicará de forma masiva a partir del 1 de noviembre de 2020, fecha en la que todas las empresas colombianas deben estar utilizando este mecanismo de forma obligatoria o se tendrán que enfrentar a diferentes sanciones impuestas por la DIAN y las autoridades competentes.

8. Sistema de facturación electrónica integrado:

Los empresarios que están buscando un software de facturación electrónica deberían adquirir uno que esté integrado dentro de un software administrativo, ya que con esta herramienta el proceso es mucho más sencillo y se tiene un solo proveedor tecnológico al cual se puede recurrir en caso de enfrentar cualquier eventualidad.

Ya que de cualquier forma se debe contratar un proveedor tecnológico para cumplir con la obligación, pero depende del empresario elegir qué tipo de proceso quiere implementar, cómo quiere alinear los procesos de un software administrativo a un software para facturación diferente y cuánto dinero le va a costar pagar por estos servicios, mientras puede tener todo en una sola plataforma.

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9. Contabiliza los ingresos diarios:

Con un software administrativo en la nube siempre se puede tener la información del estado de la caja y la liquidez de la empresa, diariamente y a la mano. Ya que el programa muestra el estado de caja actualizado en todo momento, pues, al tratarse de un programa conectado a internet, los ingresos que tenga la empresa son registrados en la plataforma general, independientemente de que se hagan en un punto de venta o sucursal diferente a en la que se encuentra la persona.

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10. Copias de seguridad automáticas:

La generación de copias de seguridad automáticas sobre la información contable y financiera de tu empresa es una realidad con el uso de un software administrativo en la nube; funcionalidad que te puede brindar mucha tranquilidad a ti y a tu contador, ya que los días en los que con el daño de un archivo  de Excel o un equipo se perdía la contabilidad de todo un negocio, se terminan en el momento que se implementa adecuadamente un programa administrativo en la nube.

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Además, debes saber que los programas en la nube resguardan toda la información en servidores de internet que son propiedad de grandes compañías con presencia en todos los continentes, como por ejemplo Microsoft; hecho que le da mucho respaldo a los clientes ya que no hay forma de que esos datos se pierdan porque todos los servidores de estas empresas proveedoras funcionan como copias, de modo que si uno sufre un daño, los demás siguen funcionando y los usuarios nunca van a notar algún inconveniente.

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11. Preliminares para los restaurantes:

Esta es una pequeña funcionalidad que es de gran utilidad para los restaurantes, los cafés y los bares, en la que el mesero o encargado de atender al público registra los pedidos que los comensales hacen durante su estancia y cuando el cliente decide pagar este documento se convierte en una factura.

Esta herramienta es llamada una preliminar porque se puede modificar cuantas veces sea necesario, para adicionar o eliminar artículos de la lista, tal y como con las tradicionales “comandas”; con la facilidad de que se hace en formato digital, lo que permite que se muestre simultáneamente en la cocina o el bar, para que el chef o el barman pueda preparar los productos eficientemente

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12. Cotizaciones en 30 segundos:

Con un software administrativo en la nube puedes crear cotizaciones personalizadas en menos de un minuto, solamente debes digitar ciertos datos de tu cliente y se generará un documento digital solamente haciendo clic.

13. Envió de cotizaciones y seguimiento:

Puedes imprimir estos documentos si lo necesitas, así como también puedes hacer envíos por correo electrónico para que tu cliente lo reciba al instante y poder cerrar el negocio de una vez. Con este tipo de software también es posible hacer seguimiento comercial, saber si el receptor ya vio la cotización y agregar comentarios.

14. Pago en línea:

Habilitar el pago en línea es una estrategia que facilita el recaudo de cartera en una empresa, ya que al poner a la mano del cliente diferentes canales de cobro estos pueden sentir que cuentan con opciones suficientes para hacer el desembolso del dinero fácil y rápido.

Al utilizar las cotizaciones de un software administrativo y enviarlas al correo electrónico los clientes pueden visualizar un botón con la opción de pago en línea, que los lleva a la plataforma de la entidad bancaria y pueden hacer la transacción inmediatamente.

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15. CRM incluido:

Un CRM es una aplicación para gestionar las relaciones de la empresa con los clientes, en donde se encuentra de forma sistematizada y organizada toda la información referente a cada uno de los clientes, los productos que ha adquirido, los pagos o saldos que tiene con la compañía y toda la información detallada que se considere pertinente. En otras palabras, un CRM es la evolución de las bases de datos.

16. Notificaciones de cobranza programables:

Con un software administrativo en la nube es posible programar el envío de mensajes de texto y correos electrónicos automáticos en los que se le recuerde al cliente el compromiso. Estos se pueden organizar para ser enviados con cierta periodicidad hasta el momento en que la transacción se asocie con la tarea y esta sea eliminada.

17. Registro de gastos con una foto:

Un software administrativo en la nube permite hacer el registro de las compras y los gastos diarios al instante solamente tomándole una foto a la factura en cuestión e ingresándola en el programa, imagen que sirve de soporte para el contador.

18. Discriminación de gastos por área:

A veces es muy difícil identificar en qué se está gastando el dinero de la compañía y por esa razón es difícil auditar y controlar la solvencia de la misma; sin embargo, algunos software administrativos muestran gráficamente estas estadísticas para que el administrador pueda conocer cuáles son las áreas que generan más costos y evaluar la situación.

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19. Tarjetas Kardex:

Este es un sistema de control de inventarios muy utilizado, en el que se relacionan todos los datos de un artículo, como a modo de perfil, para saber cuál fue el valor por el que se adquirió un producto de acuerdo con la fecha y las variaciones entre cada ingreso, cuántos artículos se han vendido y en qué días, cuáles han salido, entre otra información numérica relevante.

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20. Costo promedio por producto:

Cada vez que llega un pedido el software se actualiza y mantiene un registro del historial de cada artículo, con lo que el sistema calcula el costo promedio de los artículos.

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21. Generador de reportes de rentabilidad:

Es una funcionalidad que le muestra a los usuarios el porcentaje de rentabilidad que arroja la venta de los productos de acuerdo con el registro histórico de sus los valores por los cuales se adquirieron y el precio por el que se vendieron.

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22. Manejo de bodegas:

Siempre podrás saber en qué lugar físico se encuentran almacenadas tus mercancías ya que el software administrativo señala esta información y tu puedes revisar los saldos de cada una de las bodegas que manejas, para que la gestión de Inventario sea más efectiva.

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23. Cálculo de impuestos:

El software administrativo puede ahorrarte tiempo al calcular de forma predeterminada los impuestos y relacionarlo en las facturas cuando sea necesario, tal es el caso del impuesto al valor agregado (IVA), la retención de industria y comercio (Reteica), la retención en la fuente (Retefuente), el impuesto al consumo (Impoconsumo) y todas las contribuciones que determine la ley.

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24. Informes de impuestos:

Con el programa se puede acceder a informes financieros actualizados que el contador necesita para hacer las liquidaciones de impuestos periódicamente, sin necesidad de que el usuario deba hacer explícitamente esta labor, digitando cifras, generando cálculos u organizando información; sino que al ingresar la información de las tareas diarias luego se pueden extraer dichos informes de forma sencilla.

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25. Comprobantes de pago:

Para tener todas las cuentas de la empresa bajo control puedes registrar la liquidación de impuestos de tu negocio y guardar esta información durante todo el tiempo que consideres necesario.

26. Cuentas por pagar:

A veces puede ser complicado recordar todas las cuentas que se deben pagar y la fechas, o puede suceder que los documentos en físico se pierdan y luego tengas problemas con algún compromiso que habías olvidado. Por esa razón, el software administrativo está habilitado para avisarte cuáles son estas deudas, los saldos vencidos y días de mora para que puedas planificar el pago.

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27.Movimientos bancarios:

La relación con los bancos es de suma importancia, sobre todo si tenemos algún tipo de crédito con ellos, de modo que es importante tener control sobre los movimientos bancarios; con un software administrativo es posible cumplir con esta labor al identificar cuáles son las entradas y salidas del dinero, así como los movimientos que tienen impacto en los recursos disponibles del negocio. Además, con el uso de este programa es posible descargarlos e imprimirlos solamente haciendo clic.

28. Indicadores bancarios:

Además de mostrarte cuáles son los pagos y las deudas que tienes con las entidades bancarias, el software administrativo te puede mostrar cuáles son los ingresos que tienes en tiempo real, de modo que sabes con que dinero cuentas y si un cliente te ha consignado de forma inmediata.

29. Informes contables:

Como administrador de tu negocio debes estar al tanto de la salud económica del mismo, a partir del análisis de información fidedigna y actualizada. La facilidad que brinda un software de gestión es que puedes acceder a informes financieros como por ejemplo el balance general y el estado de resultados.

30. Herramienta NIIF para tu contador

Según la Ley 1314 de 2009, todas las empresas que operan dentro del territorio nacional tienen el deber de acogerse a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para generar y presentar los estados financieros a las autoridades competentes y los potenciales inversionistas extranjeros; con el uso de ciertos software administrativos y contables se pueden generar dichos documentos a través de esta herramienta.

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31. Manejar una sola contabilidad:

Hay empresas en Colombia que hoy en día aún no se han acogido a la obligación de trabajar con las normas internacionales ya que en algunos casos resulta engorroso manejar una contabilidad con las normas antiguas y otra con las NIIF.

Sin embargo, ahora es posible manejar una sola contabilidad desde un software administrativo ya que al estar diseñado para el territorio colombiano este se encuentra configurado para responder a las exigencias legislativas nacionales al mismo tiempo que las internacionales.

Entonces, esto permite cumplir con la obligación en menos tiempo, pues solamente se deben registrar las diferencias de estimaciones en activos fijos, inventarios y deterioro de cartera para manejar las bases fiscales y contables.

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32. Sincronización en línea entre el empresario y el contador:

Con el software de Siigo nube es posible que el contador se enlace a la información contable y financiera de la empresa de forma remota utilizando un módulo diseñado especialmente para él, funcionalidad que abre un canal de comunicación directo entre el empresario y el profesional contable, que simplifica las labores de ambas personas y promueve la eficiencia en las labores relacionadas, ya que el contador no debe movilizarse a la oficina del empresario para recoger los documentos en físico.

33. Liquidar nómina:

Para liquidar la nómina de forma eficiente y sencilla tambiens e puede hacer uso del software administrativo, ya que esta tarea se puede lograr en 4 pasos: definición de la liquidación, cargo de novedades especiales, verificación de nómina y generación de reportes.

34. Pre parametrización de nómina:

En el módulo de nómina se pueden reconfigurar ciertos parámetros para ajustar la nómina dependiendo de las necesidades de la empresa, lo que permite que ahorres tiempo al realizar esta labor mes a mes y puedas hacer la liquidación rápidamente.

35. Nómina personalizable:

Dependiendo del caso y la necesidad, se pueden adicionar ítems a las características de la nómina de una persona, de modo que se pueden relacionar bonos o descuentos de forma sencilla y veloz, sin cambiar los parámetros generales de la nómina de la compañía.

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36. Envió del desprendible de pago a los empleados:

Una vez que el sistema liquida la nómina, de manera automática, se les envía un mensaje a los colaboradores de la empresa adjuntando el desprendible de pago de forma individual a sus correos electrónicos. Funcionalidad que optimiza el proceso de pago de nómina y le brinda una buena imagen de la empresa a sus empleados.

37. Actualizaciones de ley:

Respecto a la nómina también se puede destacar que con la utilización de un software administrativo en la nube el programa siempre va a estar actualizado de acuerdo con las modificaciones que se le haga a la ley en relación con este aspecto, de modo que el usuario no se debe preocupar por hacerlo de forma manual o pagar por este servicio, sino que desde la empresa que presta el servicio se hacen los cambios de forma predeterminada en el momento en que la reglamentación empieza a regir.

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Ahora que sabes cómo puedes simplificar tus labores diarias como empresario o emprendedor no dudes en conocer las facilidades adicionales que Siigo nube tiene para ti.

En el siguiente PDF podrás conocer lo que dicen los empresarios que ya usan nuestro software: