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ABC en la Facturación Electrónica DIAN

La resolución 000165 de noviembre de 2023,  llega para reglamentar todo el proceso de facturación electrónica derogando la ley anterior 000042 del 5 de mayo de 2020 que ya había tenido varias modificaciones.

Anteriormente veíamos que la facturación electrónica es un sistema que permite emitir, enviar, recibir y almacenar facturas de forma digital, sin necesidad de usar papel. Este sistema tiene como objetivo facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, mejorar el control fiscal, reducir los costos operativos y contribuir al cuidado del medio ambiente.

En Colombia, la facturación electrónica está regulada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que es la entidad encargada de establecer los requisitos, las condiciones y los plazos para su implementación y cumplimiento. La DIAN también es la responsable de autorizar y habilitar a los emisores y receptores de facturas electrónicas, así como a los proveedores de servicios tecnológicos que facilitan el proceso.

La facturación electrónica DIAN es obligatoria para todos los contribuyentes del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo (INC), así como para los grandes contribuyentes y los responsables del régimen común. Sin embargo, también pueden acceder voluntariamente a este sistema los contribuyentes del régimen simplificado y los no obligados a facturar.

En este artículo, te explicaremos cómo funciona el proceso de facturación electrónica DIAN, cuáles son sus ventajas y desventajas, cómo puedes implementarla en tu negocio y cómo elegir un proveedor de servicios adecuado. Además, te daremos algunos consejos prácticos para que tu transición a la facturación electrónica sea exitosa y no pierdas la cabeza en el intento.

¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica DIAN?

El proceso de facturación electrónica DIAN se basa en el uso de un software que genera, firma, envía, recibe y almacena las facturas electrónicas. Estas facturas deben cumplir con un formato estándar definido por la DIAN, que incluye un Código Único de Identificación (CUFE) y un Código de Barras Bidimensional (QR).

El proceso de facturación electrónica DIAN se puede resumir en los siguientes pasos:

1. El emisor de la factura electrónica genera el documento electrónico con el software de facturación, incluyendo toda la información requerida por la normativa vigente.
2. El emisor de la factura electrónica firma el documento con su certificado digital, que garantiza su autenticidad e integridad.
3. El emisor de la factura electrónica envía el documento a la DIAN, que lo valida y le asigna un número de autorización y una fecha de vencimiento.
4. La DIAN envía el documento al receptor de la factura electrónica, que lo recibe y lo almacena en su sistema.
5. El receptor de la factura electrónica puede consultar, descargar, imprimir o rechazar el documento, según corresponda.
6. El emisor y el receptor de la factura electrónica deben conservar el documento por el plazo establecido por la ley, que es de cinco años.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la facturación electrónica DIAN?

La facturación electrónica DIAN ofrece una serie de beneficios tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria. Entre las principales ventajas, se pueden mencionar las siguientes:

• Agiliza y simplifica el proceso de facturación, reduciendo el tiempo y el esfuerzo requeridos.
• Mejora la seguridad y la confiabilidad de los documentos, evitando la falsificación, la alteración o la pérdida de los mismos.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias, permitiendo la declaración y el pago de los impuestos de forma más rápida y precisa.
• Optimiza el control fiscal, mejorando la trazabilidad, la transparencia y la auditoría de las operaciones comerciales.
• Disminuye los costos operativos, ahorrando en papel, impresión, envío, almacenamiento y gestión de las facturas.
• Contribuye al cuidado del medio ambiente, reduciendo el consumo de recursos naturales y la generación de residuos.

Sin embargo, la facturación electrónica DIAN también implica algunos retos y desafíos que deben ser considerados. Entre las principales desventajas, se pueden mencionar las siguientes:

• Requiere una inversión inicial en la adquisición o el desarrollo de un software de facturación, así como en la contratación de un proveedor de servicios tecnológicos.
• Exige una capacitación y una adaptación del personal y de los clientes al nuevo sistema de facturación, lo que puede generar resistencia o dificultades al principio.
• Depende de la disponibilidad y el funcionamiento de la infraestructura tecnológica, tanto del emisor como del receptor de la factura electrónica, así como de la DIAN.
• Implica una mayor responsabilidad y un mayor riesgo en el manejo de la información, ya que se debe garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos.

¿Cómo puedes implementar la factura electrónica?

Para implementar la factura electrónica en tu negocio, debes seguir los siguientes pasos:

• Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico:

Este trámite se realiza a través del portal web de la DIAN, donde debes ingresar con tu usuario y contraseña, seleccionar la opción “Facturación Electrónica” y seguir las instrucciones. Al finalizar el trámite, recibirás un correo electrónico con la confirmación de tu habilitación como facturador electrónico.

• Tener un software para facturar electrónicamente:

Puedes optar por adquirir un software de facturación en el mercado, desarrollar tu propio software o contratar un proveedor de servicios tecnológicos que te ofrezca una solución integral. El software que elijas debe cumplir con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN, así como con las necesidades de tu negocio.

• Contar con un certificado de firma digital:

El certificado de firma digital es un documento electrónico que te identifica como emisor de facturas electrónicas y que garantiza la autenticidad e integridad de los documentos. Puedes obtener tu certificado de firma digital a través de una entidad certificadora autorizada por la DIAN, que te solicitará una serie de documentos y datos para verificar tu identidad y tu calidad de facturador electrónico.

• Emisión de facturas electrónicas:

Una vez que tengas tu software de facturación y tu certificado de firma digital, podrás empezar a emitir facturas electrónicas a tus clientes. Recuerda que debes enviar las facturas electrónicas a la DIAN para su validación y autorización, y que debes entregar una copia al receptor de la factura, ya sea por correo electrónico o por otro medio electrónico.

• Respaldo y archivo de documentos:

Debes conservar las facturas electrónicas que emitas y recibas por el plazo de cinco años, en un formato que permita su consulta, reproducción e impresión. También debes contar con un sistema de respaldo que garantice la seguridad y la disponibilidad de los documentos en caso de contingencia.

Para más información, lee también: Trámites que hacer en la DIAN para facturar electrónicamente

¿Cómo elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica DIAN?

Un proveedor de servicios de facturación electrónica DIAN es una empresa que te ofrece una solución tecnológica para facilitar el proceso de facturación electrónica. Estos proveedores pueden ofrecerte diferentes servicios, tales como:

• Generación, firma, envío, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas.
• Validación, autorización y consulta de facturas electrónicas ante la DIAN.
• Emisión de reportes, estadísticas y alertas sobre el estado de las facturas electrónicas.
• Asesoría, soporte y capacitación sobre el uso del software de facturación.

Para elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica DIAN, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Que esté autorizado y habilitado por la DIAN, lo que puedes verificar en el portal web de la entidad.
• Que cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN, lo que puedes comprobar solicitando una demostración o una prueba gratuita del software.
• Que se adapte a las necesidades y características de tu negocio, lo que puedes evaluar comparando las funcionalidades, los planes y los precios de los diferentes proveedores.
• Que te brinde un servicio de calidad, lo que puedes verificar consultando las opiniones, las calificaciones y las referencias de otros clientes.

¿Cómo realizar el registro y autorización ante la DIAN para utilizar la facturación electrónica?

Para poder utilizar la facturación electrónica en Colombia, debes cumplir con los siguientes pasos:

• Verifica si eres un contribuyente obligado a facturar electrónicamente. Puedes consultar el listado de los contribuyentes obligados en el portal web de la DIAN.
• Solicita tu habilitación como facturador electrónico. Para ello, debes ingresar al servicio informático electrónico de la DIAN con tu usuario y contraseña, y seleccionar la opción “Facturación Electrónica”. Allí, debes diligenciar el formulario de solicitud de habilitación, indicando tus datos básicos, el tipo de software que vas a utilizar (propio o de terceros), el rango de numeración que vas a asignar a tus facturas, y el correo electrónico al que deseas recibir las notificaciones de la DIAN. Una vez enviada la solicitud, recibirás un correo electrónico de confirmación con el número de radicado.

• Esperar la respuesta de la DIAN. Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de tu solicitud, la DIAN te enviará un correo electrónico con la resolución de habilitación o de rechazo. Si tu solicitud es aprobada, podrás empezar a facturar electrónicamente. En caso de ser rechazada, deberás corregir los errores o inconsistencias que hayan motivado el rechazo y volver a enviar la solicitud.
• Generar y enviar tus facturas electrónicas. Una vez habilitado como facturador electrónico, debes generar tus facturas electrónicas siguiendo el formato XML establecido por la DIAN, y firmarlas digitalmente con tu certificado digital. Luego, debes enviar tus facturas electrónicas a la DIAN, a través del servicio web habilitado para tal fin, y recibir la respuesta de aceptación o rechazo. Finalmente, debes enviar tus facturas electrónicas a tus clientes, junto con el código QR que permite su verificación.

Consejos prácticos para una implementación exitosa

La facturación electrónica es un cambio que implica una serie de retos y oportunidades para los contribuyentes. Por eso, es importante que sigas estos consejos prácticos para una implementación exitosa:

• Elige un proveedor de software de facturación electrónica, como el Software de Facturación Electrónica Siigo que te ofrezca una solución integral, la cual se adapte a tus necesidades y cumpla con los requisitos técnicos y legales exigidos por la DIAN. Un buen proveedor de software te brindará asesoría, capacitación y soporte durante todo el proceso de implementación y operación de la facturación electrónica.
• Capacita a tu personal sobre el uso y manejo de la facturación electrónica y asegúrate de que conozcan los beneficios, las obligaciones y los derechos que implica este sistema. Así, podrás garantizar una transición exitosa y evitar errores o sanciones por incumplimiento.
• Informa a tus clientes sobre el cambio a la facturación electrónica y explícales cómo podrán recibir, consultar y pagar tus facturas de forma electrónica. Así, podrás fidelizar a tus clientes y mejorar tu relación comercial con ellos.
• Aprovecha las ventajas que te ofrece la facturación electrónica como la automatización, la integración, la trazabilidad y la analítica de tus procesos de facturación. Así, podrás optimizar tu gestión, aumentar tu productividad, reducir tus costes y mejorar tu competitividad.