¿Cómo llevar la contabilidad sin ser contador?
Emprendedor es sinónimo muchas veces de todero, una persona que ejerce el cargo de administrador y al mismo tiempo es vendedor, community manager, publicista y trabaja en todos los cargos necesarios al momento de poner en marcha su idea de negocio. Una de las más importantes y especializadas es saber como llevar la contabilidad de un negocio, por lo que en este artículo quisimos hablar sobre algunos tips que te pueden ayudar a lograrlo sin ser contador.
1. Llevar control diario:
El primer principio que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu empresa sin ser contador es que este es un trabajo que debe ser ejecutado día a día, ya que, con cada transacción, compra, venta, gasto, etc. se genera nueva información contable y financiera que debe ser registrada y categorizada para que sea posible hacer control efectivo de los recursos de la misma.
Entonces, el pilar de este principio es la organización estricta de todos los documentos relacionados a la contabilidad, como por ejemplo facturas, recibos de caja, vales, comprobantes de pago, comprobantes de devolución, letras de cambio, consignaciones, notas débito y crédito, entre otros documentos contables.
También te puede interesar Software de facturación electrónica ¿cómo elegir el mejor?
Para lograrlo puedes recurrir a diferentes sistemas, análogos, como a través de libros contables y registros manuales, o tecnológicos, con un software contable y administrativo.
La primera opción, aunque posible, en realidad es obsoleta y no muy práctica, ya que demanda de mucho tiempo para realizarse y, adicionalmente, se corren muchos riesgos evitables; como por ejemplo cometer un error de cálculo, una falencia de digitación en los libros contables o el hecho de que la información se puede perder por la imposibilidad de hacer back up.
También te puede interesar Sistema de gestión administrativa, principios y usos
En cambio, al utilizarse un software contable y administrativo toda la información se puede resguardar de manera segura, sobre todo si se trata en un programa en la nube, es decir que no es de instalación local para un solo computador, sino que funciona utilizando internet.
También te puede interesar ¿En dónde está la nube de Siigo?
Lo que permite que todos los documentos, cálculos, informes y datos contables se alojen en servidores ubicados en diferentes lugares del mundo, lo cual garantiza su integridad y, además, le permite al usuario trabajar desde cualquier dispositivo electrónico conectado a la red. Incluso, en algunos casos se puede tomar una foto a los documentos y el sistema los guarda como soportes de dichas transacciones, lo cual agiliza el proceso y lo simplifica significativamente.
![[CTA][CO][PRODUCTO][1][CONTROL DE TU EMPRESA]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2353964/af1295d2-5c26-439a-a341-f4b463c4b8a3.png)
2. Administrar el inventario:
El inventario es uno de los capitales más importantes de una empresa, independientemente de su tamaño y razón social. Por esa razón es de vital importancia contabilizarlo y controlarlo, de modo que siempre se pueda tener claridad sobre lo que hay, lo que se debe comprar, las fechas de vencimiento de los productos y demás información relevante.
También te puede interesar ¿cuáles son las políticas de inventarios de una empresa?
Esta práctica es fundamental para hacer uso inteligente y adecuado de los recursos, ya que requiere de una planeación mucho más profunda de lo que parece. Algunas veces, por ejemplo, se adquieren productos que no se venden y detienen la circulación de la inversión de la empresa, o puede que, por falta de previsión, en algún momento no se tenga disponible un producto que un cliente pregunta y con ello no solo se pierda la venta, sino la fidelización de la persona con la empresa.
También te puede interesar Software de control para inventarios
3. Monitorear los gastos y costos fijos:
Al hacerse control diario de las transacciones y los movimientos de la empresa, es recomendable que el administrador realice un balance semanal para medir los ingresos y los gastos de la misma.
También te puede interesar Impuesto al consumo e impuesto sobre las ventas ¿son lo mismo?
Este proceso se puede generar automáticamente utilizando un software administrativo, de modo que el usuario solo se debe preocupar por analizar los datos allí incluidos, lo que además le toma menos tiempo que al hacer los cálculos utilizando otros medios como, por ejemplo: Excel.
También te puede interesar Diferencias de llevar contabilidades en Excel y en un software
Respecto a otro tipo de egresos, como los relacionados con el mantenimiento de la oficina o del establecimiento comercial, se pueden identificar dentro de los costos fijos, ya que siempre se deben pagar servicios públicos.; y, a pesar de que no siempre se va a cancelar el mismo valor, sirve para tener una idea de lo que se gasta mensualmente en promedio para proyectar un valor y tenerlo presente cuando se necesite.
4. No descuidar la caja menor:
La caja menor es un fondo de dinero en efectivo que se tiene disponible para solventar aquellos gastos no planificados o de emergencia que pueden surgir en cualquier momento, que requieren de atención inmediata y que por su naturaleza no justifican que sean manejados a través de cuentas bancarias.
Este recurso es muy útil en la cotidianidad de una empresa, pero si no es bien manejado puede ser un foco de desorganización e incluso un punto de fuga de dinero, que con el paso del tiempo puede convertirse en un problema de descapitalización. Por esa razón, todo el dinero que se extraiga de este fondo debe ser relacionados también en la contabilidad.
En conclusión, es posible que una persona que está comenzando con su empresa, o que ya la tiene constituida maneje su propia contabilidad sin necesidad de recurrir todo el tiempo a un profesional; la única condición es que sea muy organizada y que en lo posible adquiera una herramienta, programa o sistema de gestión administrativa y contable que le permita relacionar toda la información de forma ordenada y sencilla.
Siigo nube es una de las opciones más elegidas en Colombia para tal fin, no solo porque lleva 30 años en el mercado, sino porque está diseñada para atender especialmente las necesidades de las pequeñas y medianas empresas colombianas, simplificando las tareas operativas diarias y conectando, literalmente, a los empresarios con los contadores que, llegado al caso, necesitan asesorarlos a través de un modelo de sincronización con una plataforma exclusivamente creada para ellos. Si quieres conocer más acerca de las ventajas de manejar este software te invitamos a ver el testimonio de Juan David Moncayo, un joven empresario que sistematizó los procesos de su emprendimiento familiar y ha encontrado grandes beneficios en la implementación de este sistema.
Escrito por Adriana Carolina Leal
Soy Periodista de la Universidad del Rosario. Tengo experiencia en redacción para medios impresos, digitales y televisivos. Me apasiona el tango, la investigación y la realización audiovisual. Soy una Blogger dedicada a mejorar la vida de contadores, empresarios y estudiantes, escribiendo sobre los temas más actuales que les pueden interesar.
Conéctate con nosotros en las redes sociales
Artículos relacionados
7/1/2020
Hola.
Puedo parametrizar Siigo nube para mi empresa yo sola, ya que no tengo contador ni se de contabilidad.?
Como sabré que cuenta enlazar a cada producto, proveedor o forma de pago.?
O debo pagarle a un contador para parametrizar el programa.?
6/17/2020
Estimados Señores Siigo,
Por facultades contempladas en la ley, el Contador Público o mediante sus auxiliares bajo supervisión, es el único profesional facultado para procesar la información financiera.
Su publicidad contradice las normas que regulan la información contable, ninguna persona sin conocimiento de la técnica contable o supervisión de un Contador no puede, no está facultado para procesar información financiera, por favor retractarse y no delegitimisar la profesión contable que tiene a cuestas la responsabilidad de velar por los interés económicos de la sociedad en general, muchas gracias.
Posdata, me sorprende mucho que deslegitimen la profesión que contribuye al sustento de su compañía.
8/12/2020
Hola Cristian
Si en algún momento sentiste que estamos vulnerando la profesión del contador te ofrecemos disculpas por ello, sin embargo, nuestra intención con este artículo es brindarle tips que le ayuden a un emprendedor a ser más organizadas y que cuando personas como tu que son contadores profesionales puedan recibir información más organizada y puntual, entendemos que la labor del contador es ardua y por ende nuestro principio se basa en siempre buscar las mejores alternativas para facilitarle a vida a nuestros contadores y empresarios.
Gracias por tu consulta.
6/1/2020
Yo quiero saber ,¿ cómo se lleva la contabilidad sin un sistema contable ?
2- cómo se lleva la contabilidad con un sistema contable?
6/5/2020
Hola Teti
Para llevar la contabilidad sin un sistema contable debes controlar tus ingresos y tus gastos a través de una tabla de Excel y para ello es importante que tengas presente cada movimiento que necesitas controlar, compras, egreso, gastos y adicionalmente cómo vas a demostrar a través de soportes cómo contablemente esta organizada tu empresa.
Si cuentas con un software contable, en su gran mayoría de casos tienes la posibilidad de hacer registros automáticos de compras, gastos y demás y así mismo seleccionar y generar los diferentes soportes contables de cada transacción.
Gracias por tu consulta.
1/23/2019
Yo emprendí una startup que son unos espacios de coworking en bogotá. Realmente todos tus consejos me encantaron y los quisiéramos aplicar!! Hay cosas que se tienen que implementar dentro de la contabilidad, como por ejemplo un sistema de facturación, un sistema contable que pueda ayudarte a sacar reportes y demás. No podemos creernos los mejores y que por más que seamos unos gurus en administrar empresas necesitaremos apoyo de nuevos sistemas y softwares, además que ayuda a optimizar los tiempos para enfocarnos en lo que verdaderamente importa que son las ventas.
3/5/2019
Hola Andrés
Gracias por tu comentario. Es grato saber que nuestros contenidos te han sido útiles para tu ejercicio profesional. Seguimos trabajando para ofrecerte el mejor material de aprendizaje.
Saludos!
Paula Garzón
7/3/2020
Hola Lina
Si tienes Siigo Nube, recuerda que contamos un área especializada en servicio al cliente para ayudarte con todo el proceso de parametrización, solo debes comunicarte a nuestras lineas de atención al cliente: En Bogotá (571) 580 26 06 y para el resto del país: 3168476623
Muchas gracias por escribirnos