Formatos de cotización

Te invitamos a que conozcas cuáles son los formatos de cotización que deberás implementar a partir de 2018, teniendo en cuenta que a futuro todos los procesos contables deberán realizarse de modo electrónico; si bien puedes hacer manualmente tus formatos de cotización, nuestra recomendación es que te familiarices con un Software contable que te dé beneficios y que automatice todos tus procesos. A continuación te vamos a contar cómo generar un formato de cotización.

¿Por qué es tan importante la cotización?

Para que tu negocio tenga uniformidad es importante que manejes formatos estándar que te ayuden a proyectar una imagen corporativa que genere credibilidad. Ten presente que las cotizaciones son la puerta de entrada de un negocio y por eso debes obligarte a manejar los mejores estándares que te permitan solucionar todas las dudas de tus clientes al momento de solicitarte algún tipo de servicio o producto.

¿Para qué un formato de cotización estándar?

Una de las razones principales por las que debes manejar un sistema unificado de cotización es para evitar que la información esté incompleta, es necesario que sepas cuáles son los datos que deben ir en tu cotización. Un formato estándar, no solamente te ahorra procesos, sino también te permite asegurarte de que estarás entregándole a tu cliente lo que necesita saber. Contamos cuáles son los datos básicos.

Datos básicos que deben estar en una cotización

1. Enumera los ítems

Antes de empezar a describir los productos o servicios que vas a cotizar, determina cuántos son y enuméralos para que tengan orden.

2. Qué producto es

Sucintamente describe cuál es el producto o servicio. En caso de que sea pertinente hacer una descripción por cada servicio que vas a cotizar, determina en tu formato un espacio para hacerlo, pero asegúrate de que en la segunda columna estén predeterminados los nombres de los productos o de los servicios.

3. Cuál es el valor unitario

Pon en la tercera columna cuánto cuesta el servicio. Asegúrate de sumarle los impuestos necesarios.

¿Quieres saber cómo calcular el valor de tus productos y/o servicios?

Te contamos rápidamente, aunque te sugerimos que consultes a un experto en fijación de precios para que no te equivoques.

Evalúa las variables externas:

Existen variables externas a tu empresa que debes tener en cuenta, como:

• La oferta;
• la demanda;
• la calidad de tu producto o servicio;
• la calidad de las materias primas o bien, del profesionalismo con el que prestas tu servicio;
• qué tanto valor agregado ofrece;
• su reconocimiento en el mercado y si tu marca es competitiva.

Analiza también el lugar en donde está localizado y haz una evaluación de tu competencia con base en este criterio.

Existen dos formas de calcular cuánto debe costar tu producto o servicio y fijar en tu formato de cotización el valor final de tu oferta.

• La primera, más tradicional y utilizada sobre todo en comercializadoras es haciendo el Cálculo de Utilidad Bruta, que se halla sumando el costo del producto más el margen de utilidad.
• La segunda es mediante el Método de Margen de Contribución, que consiste en determinar cuánto ganas sobre el valor neto de tu producto final.

4. ¿Tienes un código para cada producto? Ponlo en tu formato

Se trata de tener orden en todos tus procedimientos, por eso te recomendamos que le asignes un código a cada uno de tus productos, de modo que internamente puedas determinar cuáles son los productos más solicitados; esto te servirá para crear estrategias de venta y de mercadeo cuando tu empresa lo necesite. Resumiendo: crea códigos para cada producto y ponlos en tu formato de cotización.

5. Cantidad

La cantidad debe ir en la quinta columna. Esto te servirá para determinar el valor total, el cual debes ponerlo en la sexta columna de tu formato.

6. El valor total

Especifica el total del valor que vas a cobrar por tus productos. Recuerda una vez más calcular los impuestos correspondientes. Si lo prefieres, pon una columna específica, antes del valor total, en donde especifiques los impuestos por cada producto o servicio.

7. Fechas

La validez de la cotización debe estar estipulada en tu formato. Si cotizas un servicio, puede que suba o baje en uno o dos meses, de modo que nuestra recomendación es que le pongas una fecha de validez a tu cotización; generalmente es de no más de quince días.

8. Datos tuyos y de tu cliente

Las condiciones de cotización son diferentes para cada uno de tus clientes; las negociaciones también varían y por eso es importante que identifiques cuáles excepciones hiciste con qué clientes, por eso es indispensable que indiques en tu formato de cotización cuáles son los datos de la persona que solicita tus productos.

Tus datos también deben estar en la cotización. Generalmente, tus clientes solicitan cotización en muchos lugares antes de contratar un servicio, por lo que no querrás ser la mejor propuesta para tu cliente, pero encontrarte con la sorpresa de que olvidaste detallar tus datos y que le cueste mucho trabajo a tu cliente contactarte nuevamente.

9. Observaciones

Aquí debes consignar tus anotaciones adicionales, cuál va a ser el método de pago y todas las observaciones adicionales, especificidades o glosario que quieras incluir, en caso de que lo que estés enviando sea demasiado técnico.

Datos adicionales en tu formato de cotización que aumentan la posibilidad de negociación

Hasta aquí solamente hemos detallado el formato de cotización básico; ahora bien, es importante que sepas que entre más personalizada sea tu cotización, inspirarás credibilidad y aumentarás tu probabilidad de compra. A continuación te contamos lo que no debe faltar en tu cotización.

Objetivo

Muéstrale a tu cliente la profesionalidad de tus servicios con un objetivo claro en la cotización. Cuéntale por qué eres la mejor propuesta y cuál es tu objetivo de productos o servicios.

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Fecha de inicio

Especifica también tiempos determinados para la entrega de cada una de los requerimientos de tu cliente y la fecha en la que tienes disponibilidad para entregar tus productos o iniciar tus servicios. Si diseñas un plan de trabajo, inspirarás a tu cliente y le mostrarás cuál es el camino por seguir. Sabrá que contigo va a la fija. Que no improvisas y que tienes todo calculado.

Tu toque personal

¿Cuál es el lenguaje que vas a manejar con tus tipos de cliente? ¿Cuál es la personalidad de tu marca? ¿Cuáles son tus colores institucionales? Que todos los detalles de tu cotización inspiren a tu cliente. Asegúrate de crear un formato de cotización útil para ti y tu empresa.

Siigo lo hace posible fácilmente. Tenemos un Software que lleva perfeccionándose treinta años y por eso las cotizaciones son las más eficientes del mercado. Ya no será difícil que tu cotización sea como tú quieres, pero conservando los elementos básicos, profesionales y corporativos que le generan a los clientes la credibilidad que necesitas.

Las cotizaciones que hace Siigo se convierten en facturas cuando tu cliente clica en el botón “aprobar” que aparece en su correo electrónico, además de que la aprueba, te notifica cuándo la abrió y si la reenvió a un tercero para que la evalúe. Es así como la cotización que puedes generar con Siigo, no solamente puede convertirse en factura, sino también en recibo de pago con solo un par de clics. Cuéntanos las razones por las que te interesa hacer una mejor cotización.

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