¿Qué son los medios magnéticos y cuándo se deben presentar?

En general, se entiende como medio magnético a un dispositivo que utiliza materiales magnéticos para archivar información digital. Estos dispositivos pueden ser disquetes, discos duros o CDs y tienen en común el almacenar grandes volúmenes de datos en un espacio físico pequeño.

No obstante, en el contexto de la contabilidad, el concepto de medio magnético se relaciona directamente con el hecho de organizar y contener la denominada “información exógena” para presentarla a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Los medios magnéticos y la información exógena

La información exógena es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben presentar a la DIAN periódicamente, con plazos distintos dependiendo de las características del contribuyente, sobre las operaciones con clientes o usuarios, de sus productos o servicios. Esta se conoce como información exógena porque, como su nombre lo indica, es de origen externo o proviene de un tercero.

Anteriormente este reporte de datos se hacía a la DIAN a través de medios magnéticos como los mencionados anteriormente, pero este proceso se ha ido transformando con el tiempo, y de la misma forma lo han hecho los requerimientos técnicos para tal fin.

Hasta 2015, la DIAN exigía el uso del formato CSV para hacer el reporte periódico de la información exógena; sin embargo, ahora la DIAN decidió utilizar el formato XML, por lo que este procedimiento es conocido comúnmente como presentación de medios magnéticos.

¿Para qué se presentan los medios magnéticos o la información exógena?

El principal objetivo de presentar los medios magnéticos a la DIAN es revisar todos los procesos contables de las empresas y cruzar la información para:

• hacer seguimiento a los ingresos de las personas naturales con el fin de identificar si están en condición de declarar renta;
• examinar si se deben hacer devoluciones a los contribuyentes, y
• reconocer inconsistencias en la información entregada de manera inexacta.

¿Cuándo se deben presentar los medios magnéticos en 2022?

De acuerdo con las Resoluciones 000098 de 2020 y 0147 de 2021 publicadas por la DIAN, la información de medios magnéticos se debe presentar por plazos de acuerdo a la calidad de Gran Contribuyente, persona jurídica o persona natural que se posea en el momento de informar.

Plazos para presentar la información exogena

Conforme a lo establecido en el artículo 46 de la Resolución 000124 de 2021, los vencimientos para presentar la información exógena se dan conforme al tipo de representante y el último digito de su NIT.

Fecha límite para grandes contribuyentes

Fecha límite para las demás personas jurídicas y naturales

Los archivos XML

Actualmente la información exógena debe ser entregada en archivos XML o formato XML, un lenguaje informático que se basa en texto plano, es decir, que es información conformada solo por caracteres y que no cuenta con un formato especial que requiera ser interpretado para leerse. Aunque en algunos casos pueden ser procesados, estos datos son vírgenes porque no contienen información complementaria como por ejemplo formas o tamaños.

Por lo cual, los datos originales deben ser “traducidos” para que puedan ser leídos y procesados por múltiples sistemas informáticos, procedimiento que se puede lograr a través de programas informáticos que utilizan etiquetas estandarizadas para clasificar la información y convertirla en archivos XML.

¿Cómo traducir mis datos a formato XML?

Existen algunos programas de pago o plataformas en línea que permiten hacer el cambio de la información contable original al formato XML exigido por la DIAN; sin embargo, este proceso puede llegar a ser engorroso, confuso, lento y, en muchos casos, frustrante para los contadores.

Por esa razón, una de las funcionalidades del software contable gratis de Siigo es generar fácilmente los archivos XML a partir de cálculos automáticos que se ejecutan de manera sencilla y eficiente. De modo que, adquiriendo Siigo contador completamente gratis, los contadores pueden presentar la información exógena o los medios magnéticos invirtiendo menos tiempo y esfuerzo en dicho proceso.

Sanciones en caso de no presentar los medios magnéticos o la información exógena

Según el artículo 289 de la ley de reforma tributaria 1819 de 2016 que modificó artículo 651 del ET, la sanción vigente para las personas o entidades que incumplan con la norma de presentar los medios magnéticos o la información exógena, que lo hagan fuera de los plazos o que suministren información inconsistente, es una multa que no supera las 15 000 unidades de valor tributario, que actualmente está en $33 156 cada uno, fijando la cifra de acuerdo con las siguientes pautas:

1. Se suma el 5 % del valor del total respecto a la información exigida que no se suministró.
2. Se suma el 4 % del valor del total respecto a la información que se suministró con errores.
3. Se suma el 3 % del valor total respecto a la información que se suministró luego de que se venciera el plazo.

¿Cómo traducir mis datos a formato XML?

Existen algunos programas de pago o plataformas en línea que permiten hacer el cambio de la información contable original al formato XML exigido por la DIAN; sin embargo, este proceso puede llegar a ser engorroso, confuso, lento y, en muchos casos, frustrante para los contadores.

Por esa razón, una de las funcionalidades del software contable gratis de Siigo es generar fácilmente los archivos XML a partir de cálculos automáticos que se ejecutan de manera sencilla y eficiente. De modo que, adquiriendo Siigo contador completamente gratis, los contadores pueden presentar la información exógena o los medios magnéticos invirtiendo menos tiempo y esfuerzo en dicho proceso.

Sanciones en caso de no presentar los medios magnéticos o la información exógena

Según el artículo 289 de la ley de reforma tributaria 1819 de 2016 que modificó artículo 651 del ET, la sanción vigente para las personas o entidades que incumplan con la norma de presentar los medios magnéticos o la información exógena, que lo hagan fuera de los plazos o que suministren información inconsistente, es una multa que no supera las 15 000 unidades de valor tributario, que actualmente está en $33 156 cada uno, fijando la cifra de acuerdo con las siguientes pautas:

1. Se suma el 5 % del valor del total respecto a la información exigida que no se suministró.
2. Se suma el 4 % del valor del total respecto a la información que se suministró con errores.
3. Se suma el 3 % del valor total respecto a la información que se suministró luego de que se venciera el plazo.

¿En qué caso se debe liquidar sanción? 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 46 de la Resolución No.000098 del 28 de octubre del 2020: 

 “Cuando la información de la presente resolución no se suministre, no se suministre dentro de los plazos establecidos, el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, dará lugar a lo contemplado en el artículo 651 del Estatuto Tributario. 

Cuando se presente algunas de las situaciones previstas en el inciso anterior, se configura lesividad, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 640 del Estatuto Tributario. 

Cuando el contribuyente subsane de manera voluntaria los hechos indicados en el inciso 1 del presente artículo antes que la administración tributaria profiera pliego de cargos, puede liquidar y pagar la sanción reducida en los términos previstos en el parágrafo del artículo 651 del Estatuto Tributario y el artículo 640 del mismo estatuto.” 

¿Puede la DIAN corregir la información exógena que se emita por parte de una persona natural o jurídica? 

Conforme se establece en la ley, La Administración Tributaria no está facultada para adicionar, modificar o corregir esta información; el único habilitado para hacerlo es la persona o entidad en calidad de responsable sobre las transacciones que realiza y reporta.  

Las correcciones de la información por parte de los informantes se verán actualizadas en la consulta de lo reportado por terceros dos semanas después de presentada dicha actualización. 

Debes tener en cuenta que es posible reducir la multa en un 20 % de la cifra inicial si presentas de manera voluntaria los medios magnéticos correctamente antes de que se profiera el pliego de cargos, en un 50 % si lo haces luego del vencimiento del plazo, pero antes de que se notifique la imposición de la sanción y en un 70 % si el informe es corregido dentro de los dos meses siguientes al día en que la sanción sea notificada.