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Así fue la prueba piloto de facturación electrónica

El 18 de abril de 2016 la DIAN puso en marcha el Plan Piloto de facturación electrónica en Colombia, antecedente logístico de la implementación de esta tecnología.  Este proyecto buscó poner a prueba las condiciones técnicas, funcionales y operativas de las soluciones tecnológicas propuestas y del sistema técnico de control para la facturación electrónica que decidió implementar la DIAN.

Actualmente, implementar el sistema de facturación electrónica es obligatoria para aquellos empresarios cuya actividad económica esté presente en la Resolución 000042 de 2020.

Adicionalmente, la prueba piloto de facturación electrónica también buscó instituir protocolos de operatividad e identificar las oportunidades de mejora del sistema de facturación a partir de la experiencia práctica. Las conclusiones del plan piloto fueron la oportunidad para hallar estrategias que disminuyan los riesgos de error en la etapa de masificación, etapa que comenzó en 2019 y que seguirá durante 2020.

Para lograrlo la DIAN coordinó la elección de un grupo de 57 empresas voluntarias que, por su capacidad técnica y operativa, así como por los diversos sectores económicos en los que se desempeñan, fueron candidatas óptimas para hacer parte de una muestra representativa de la economía del país.

Los grupos del plan piloto de facturación electrónica

Cabe aclarar que no todas las empresas que participaron en la prueba piloto de facturación electrónica fueron organizaciones emisoras de facturas que quisieron adelantarse a la obligación, tales como Bavaria, Ecopetrol o el Grupo Nutresa; sino que dentro de este proyecto también se presentaron aquellas empresas que pretendían ser autorizadas para ser proveedoras tecnológicas y que para lograrlo necesitaban pasar las pruebas técnicas.

De acuerdo con esto, podemos ver que en la prueba piloto participaron tres clases de empresas:

• los proveedores tecnológicos, con un total de 30;
• los facturadores electrónicos que tenían proveedor tecnológico, con un total de 18, y
• los facturadores directos que fueron 9 en total.

Con el objetivo de lograr que la participación fuera coordinada y se pudieran generar espacios de análisis técnico, funcional e interactivo con la DIAN, los organizadores decidieron concentrar a los participantes en seis grupos. Estos grupos fueron diferenciados entre sí de acuerdo con las actividades económicas y la ubicación geográfica:

• Grupo uno: empresas con actividades hospitalarias y clínicas con internación. En este grupo participaron siete compañías.
• Grupo dos: empresas relacionadas con actividades de puertos, almacenamiento, transporte y combustibles. En este grupo participaron diez compañías.
• Grupo tres: empresas de comercio al por mayor y por menor. En este grupo participaron nueve compañías.
• Grupo cuatro: empresas de alimentos. Grupo en el que participaron quince compañías.
• Grupo cinco: empresas de tabaco, bebidas, línea blanca, acero y medicamentos. En este grupo participaron diez compañías.
• Grupo seis: empresas de comercio, alimentos y producción de tabaco. Grupo en el que participaron seis compañías.

Comités del plan piloto de facturación electrónica

Teniendo en cuenta el volumen de facturas que se realizarían durante la prueba y toda la logística que la interacción entre los grupos de empresas y la administración requeriría, la DIAN decidió crear tres comités de trabajo, definidos de la siguiente manera:

1. Directivo: conformado por la Dirección General de DIAN, la Dirección de Fiscalización Tributaria DIAN, y los gerentes generales de las empresas participantes del plan piloto.
2. Ejecutivo: conformado por la Coordinación técnica y funcional de la entidad, la subdirección de fiscalización tributaria DIAN y los representantes de los grupos de empresas del plan piloto.
3. Técnico/funcional: conformado por Ingenieros de la DIAN, el equipo funcional de la DIAN, ingenieros representantes de las empresas participantes y el equipo funcional de los representantes de las empresas piloto participantes.

¿Cómo se llevó a cabo el plan piloto de facturación electrónica?

Las empresas participantes tuvieron que iniciar el proceso para convertirse en facturadores electrónicos, para lo que tuvieron que hacer los siguientes procedimientos:

• Registrarse como facturadores electrónicos;
• Registrar el software que usarían y solicitar los rangos de numeración de pruebas;
• Realizar pruebas de envío de notas débito y crédito;
• Consultar el resultado de las transacciones enviadas a la entidad;
• Verificar y activar los software registrados y probados anteriormente, e
• Ingresar al servicio de numeración para solicitar los rangos de numeración de las facturas electrónicas reales, servicio que ya se encuentra habilitado para las nuevas empresas que lo quieran hacer.

Te recomendamos leer nuestro artículo Resolución de facturación ante la DIAN

Por su parte, lo que la DIAN hizo durante el plan piloto de facturación electrónica fue:

• Estructurar los equipos de trabajo y definir la mesa de ayuda con los diferentes niveles de soporte;
• Adquirir nuevas extensiones y equipos de cómputo;
• Estructurar el micrositio de facturación electrónica en el portal de la DIAN, realizando las actualizaciones que se requirieran, y
• Realizar seguimiento, apoyo y capacitaciones a las empresas participantes.

Los resultados del plan piloto de facturación electrónica

Al concluir el plan piloto de facturación electrónica se dedujo que el 84 % de la gestión había sido exitosa, resultado que a simple vista fue considerado como alto y positivo, además de suficiente para dar pie a planear la fase de masificación, que se puso en marcha este 2019.

En pocas palabras, se concluyó al término del desarrollo del plan piloto, el 20 de octubre de 2016 lo siguiente:

• 30 participantes con vocación de convertirse en proveedores tecnológicos superaron las pruebas de habilitación;
• 9 facturadores directos también superaron las pruebas de habilitación;
• y 18 facturadores electrónicos quedaron a la espera de la autorización de estos proveedores.

Lo que ha pasado luego del plan piloto de facturación electrónica

Desde la realización de la prueba a la fecha, la DIAN ha trabajado por mejorar las condiciones técnicas, de soporte, servicio, orientación y capacitación para todas las empresas que han hecho el tránsito hacia la facturación electrónica o que se encuentran haciéndolo en este momento.

Si eres un empresario y estás investigando sobre el tema, debes tener presente el tiempo que te puede tomar ajustarte a esta nueva tecnología de manera efectiva, que podría ser de 3 meses. Así que es necesario que empieces a medir el tiempo que te queda disponible para hacer la implementación y evitarás complicaciones futuras.

Te recomendamos que consultes el calendario que estipula las fechas para el registro como facturador electrónico y la fecha de inicio obligatoria para expedir factura electrónica. Puedes leer sobre los nuevos plazos para implementar la factura electrónica en 2020.

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