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Sistema empresarial: la alternativa para organizar mejor tu negocio

Según la definición de la RAE, un sistema es un conjunto de reglas, principios o cosas que relacionadas y ordenadas entre sí, ayudan a lograr un objetivo determinado. De acuerdo con esto, un sistema empresarial está compuesto por diferentes piezas o funcionalidades que sirven para desarrollar tareas específicas de acuerdo con su especialidad, y que unidas facilitan las labores administrativas de un negocio.

Hoy en día, hablar de un sistema empresarial es hacer referencia a un software administrativo, es decir, un programa informático especialmente diseñado para facilitar las gestiones operativas y gerenciales de un emprendimiento, independientemente de su tamaño o razón social.

Estos sistemas empresariales no son nuevos, pero se han trasformado con el tiempo integrando nuevas funciones, adaptándose a las dinámicas de ventas actuales, simplificando las operaciones, automatizando procesos, generando cálculos de manera automática y, lo más importante, migrando a la nube, es decir, eliminando la necesidad de instalarse en un equipo.

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¿Cómo funciona un sistema empresarial en la nube?

Un sistema empresarial o software administrativo en la nube es una plataforma que funciona utilizando internet y resguarda toda la información que se produce diariamente de forma mecánica en los servidores de la compañía que presta el servicio, lo cual, es mucho más seguro de lo que la gente se puede imaginar.

Esto gracias a que los servidores de grandes compañías, como por ejemplo Microsoft, tienen máquinas de grandes proporciones e incalculable poder de almacenamiento para guardar todos los datos que se generan de manera individual por los usuarios de un software administrativo. Además, se encuentran ubicadas en distintos puntos geográficos del mundo y funcionan como copias, por lo que en caso de que alguna sufra un daño, las otras reemplacen su función sin que los consumidores se vean afectados.

Para saber más puedes leer ¿Cómo funciona un software en la nube?

Ventajas de utilizar un sistema empresarial en la nube

Ahora bien, debes saber que uno de los beneficios más significativos que tiene la implementación de un sistema empresarial en la nube es el ahorro de tiempo, recursos y energía que se genera de manera progresiva a medida que se utiliza el software, dado que muchos procesos que antes debían ser ejecutados por personas, ahora se generan automáticamente. Y aunque por supuesto se necesita de la supervisión de personal humano, la función ya no es operativa sino analítica.

Es decir que ya no se trata de digitar datos contables u organizar tablas de Excel con inventarios interminables, sino que el usuario puede pasar directamente a la labor de auditar esta información, identificar debilidades, diseñar estrategias y tomar decisiones que hagan crecer a la empresa.

Lo más novedoso es que los mejores software o sistemas empresariales en la nube se pueden manejar desde la pantalla de un celular, a través de la cual se puede consultar la información financiera, crear cotizaciones, enviar facturas, mirar indicadores bancarios, examinar los inventarios, comparar los gastos e ingresos, entre muchas otras actividades.

Entonces, dicha versatilidad les brinda control y tranquilidad a los encargados de administrar una empresa, ya sea en el caso de una sola persona que está arrancando con un emprendimiento o un grupo de socios que gerencia una empresa de mayor escala.

¿Cómo organizar un negocio con un sistema empresarial o software administrativo?

El proceso es muy sencillo una vez adquieres el software, pues como no se tiene que instalar, solamente debes crear un usuario y una contraseña para acceder desde la página web. Lo único que necesitas es contar con un equipo estándar, ya sea computador, tableta o celular, pues además algunas empresas ofrecen aplicaciones para dispositivos móviles bastante completas.

Una vez dentro puedes comenzar a ingresar los datos de la empresa y trabajar, no necesitas enfrentarte a capacitaciones técnicas muy específicas porque la interfaz suele ser muy intuitiva, tanto como lo puede ser utilizar Facebook o un correo electrónico. Entonces puedes explorar las funcionalidades, botones y experimentar para aprender, como lo hacen los niños.

Además, en el caso del software administrativo de Siigo, la membresía que se paga por el uso del sistema empresarial incluye acompañamiento y orientación ilimitada de asesores expertos que están entrenados para resolver desde dudas sencillas hasta específicas; esto de forma adicional a un portal de clientes alimentado con material instructivo de texto y audiovisual para los usuarios que prefieren ser autodidactas.

“Un líder sabe qué se debe hacer. Un administrador sólo sabe cómo hacerlo” – Ken Adelman

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