¿Quieres ahorrar en la gestión de tu inventario? Estos 5 programas gratuitos pueden ayudarte

La gestión adecuada de tu inventario es indispensable para que tu negocio sea exitoso y rentable. Si tus recursos son limitados y esto ha frenado tu búsqueda de un software para inventarios, puedes aprovechar las opciones open source que existen en el mercado. En este artículo te contamos en qué consisten estos programas y te sugerimos los 5 mejores software gratuitos para el control de inventarios.

¿Qué es y por qué elegir un software para inventarios?

Anteriormente el control de los inventarios en las empresas se realizaba de forma manual; luego se empezó a utilizar Excel para llevar a cabo la gestión de esta área. Sin embargo, ninguna de estas opciones se recomienda en la actualidad, pues con ellas se aumenta la posibilidad de cometer errores y se incrementan los gastos de tiempo y dinero.

Afortunadamente, con el avance de la tecnología y el uso masivo de la computadora, se crearon soluciones más eficientes como los software para inventarios. Estos sistemas informáticos calculan de forma automática las cantidades de los productos y permiten que se actualice en tiempo real la entrada y salida de los mismos. Así se logra tener un registro preciso de la información, disminuyendo las tareas operativas y ofreciendo un acceso rápido a los datos para tomar decisiones sobre qué comprar y qué no.

El control de inventarios con un software ERP

El software de inventarios más avanzado es el ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés). Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que está integrado por varios módulos; cada módulo corresponde a un área de la empresa, como por ejemplo:

• Inventario
• Contabilidad
• Facturación
• Nómina
• Compras y ventas

Utilizar un software ERP como el de Siigo para la gestión de tu inventario tiene múltiples ventajas: puedes elegir qué módulos utilizar, de acuerdo con tus necesidades; además, vas a garantizar que las distintas áreas de tu negocio se integren, compartan datos y trabajen en torno a objetivos comunes.

Sin embargo, si quieres probar cómo te va con una opción gratuita que solo administre tu stock, puedes aventurarte a usar un software de inventarios gratis de código abierto.

Programas de inventario open source o de código abierto

Cuando hablamos de un open source, nos referimos a un programa que te permite manipular su código, para que lo adaptes a los requerimientos de tu empresa. Lo ideal es que estas modificaciones sean realizadas por alguien que tenga conocimientos básicos de programación, así que ten en cuenta que, si no sabes del tema, deberás contratar a alguien que te preste el servicio.

Existen programas open source que también son ERP, pero en este artículo nos enfocaremos en los software para el control de inventarios que funcionan de manera independiente y que se pueden descargar de forma gratuita.

Los 5 mejores software de inventarios gratis y open source

1. PartKeepr

Nuestro primer recomendado es un sistema de código abierto que inicialmente fue concebido para almacenar de forma organizada piezas electrónicas, pero que actualmente se usa con cualquier tipo de producto. Es un software que te permite manejar varios inventarios a la vez y con el que podrás obtener datos como:

• El aumento o disminución de las existencias.
• Número de pedidos realizados.
• Historial de acciones por cada producto.
• Detalles sobre la fabricación y forma de almacenamiento de cada artículo.

La principal ventaja de PartKeepr es que es un programa para inventarios muy eficiente y fácil de usar. Su desventaja es que solo lo puedes utilizar instalado en tu computadora, por lo que no puedes acceder a tu información desde cualquier lugar; todo lo contrario a lo que ocurre con un software en la nube.

2. Zoho Inventory

Este software gratis para el manejo de inventarios es ideal para el comercio electrónico. Zoho funciona de manera online y, además de controlar el almacenamiento de tus productos, te va a servir para gestionar pedidos y envíos, facturar e integrar diferentes aplicaciones para el procesamiento de pagos.

Zoho también es una buena elección si necesitas conectarte con varias plataformas como Shopify y Amazon. Al funcionar de manera online, puedes administrar tu inventario desde tu computador, celular u otros dispositivos con acceso a internet.

Como una desventaja cabe señalar que la versión gratuita de Zoho solo te permite gestionar una cantidad limitada de inventarios, usuarios, pedidos y envíos. Así que, a medida que tu negocio va creciendo, debes contemplar la posibilidad de pagar por el uso del programa.

3. Sellbrite

Este software gratuito de código abierto es otra de las alternativas que tienes si posees una empresa pequeña y vendes tus productos de forma online. Sellbrite te permite automatizar la actualización de diferentes bodegas y es muy eficiente para evitar la sobreventa de mercancías.

Este software para el control de inventarios se destaca por prestar un buen servicio al cliente y porque, al igual que Zoho, facilita la integración con múltiples canales de venta online. Es una excelente opción para tener un control centralizado de tu inventario y tus pedidos, aunque su versión gratuita puede ser usada solo por 30 días.

4. Perfect Inventory Manager

Otro de los programas gratis y de código abierto que se destacan es Perfect Inventory Manager. Este software cuenta con varias funcionalidades que te serán muy útiles para mantener al día tu inventario. Entre ellas se encuentran:

• Notificaciones de escritorio.
• Herramientas de análisis como informes y gráficos.
• Gestión de código de barras y códigos QR.
• Administrador de categorías.
• Lista de proveedores donde se detallan sus datos de contacto.

Una de las mayores cualidades de Perfect Inventory es que te permite configurar una alerta que te avisa cuando uno de tus productos se está agotando. Como punto desfavorable podemos anotar que, aunque te ofrece la posibilidad de trabajar offline (es decir, cuando no estás conectado a internet), tus datos pueden perderse si no haces copias de seguridad manuales con cierta regularidad.

5. Magento Inventory Project

El último de los software para inventarios gratis y open source que te recomendamos es el Magento Inventory Project, también conocido como MSI. Funciona muy bien para establecer con exactitud las existencias de tus productos y te permite organizar tus envíos por nivel de prioridad. Por ejemplo, puedes programar que dichos envíos se realicen teniendo en cuenta la distancia entre tus almacenes y el lugar donde se realizará la entrega.

Además, si tienes más de un inventario, Magento es una buena elección porque te permite recopilar y procesar la información de todos, para que tengas una idea global de cómo están tus existencias.

¿Qué software de inventarios gratis elegir?

Cualquiera de los programas que te recomendamos anteriormente es una buena solución para una organización básica de tu inventario. Elegir el sistema ideal para ti va a depender de las características y necesidades de tu negocio, pero ten en cuenta los siguientes aspectos:

• La mayoría de los software en sus versiones gratuitas tienen funcionalidades limitadas y, si quieres disfrutar de sus mejores beneficios, eventualmente vas a tener que pagar.

• Como lo decíamos al inicio, si no eres programador va a ser un poco complejo para ti el configurar este tipo de programas de inventarios open source; así que es posible que debas contratar a un experto.

• Así tengas los conocimientos necesarios para modificar el código, ocuparte de esta labor te va a quitar tiempo que podrías invertir en otras labores más urgentes dentro de tu negocio.

• Los recursos que gastas en la implementación de un software open source, los puedes invertir en un software ERP como el de Siigo, que además de gestionar tu inventario te permite tener el control total de todas las áreas en tu empresa.

¿Cuál es el mejor software para el control de inventarios?

Para finalizar, te compartimos los 5 aspectos que deben caracterizar al software que elijas para el manejo de tu stock. Ya se trate de un sistema independiente o de un ERP con módulos integrados, tu programa de inventarios debe contribuir al crecimiento de tu negocio, ayudándote a:

1. Asegurar la disponibilidad de tus productos

Un software de control para inventarios debe llevar el conteo de los artículos que están disponibles para la venta, y de los que se encuentran en los almacenes o bodegas. Con esta información, el encargado del inventario siempre podrá estar al tanto de las existencias y atender oportunamente los pedidos.

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Antes era común que en los puntos de venta no se encontraran ciertos artículos o que los productos en físico no coincidieran con lo registrado en el sistema. A medida que se diseñaron softwares de inventarios más sofisticados y que las empresas comenzaron a implementarlos, estos problemas han ido quedando en el pasado.

Si en tu empresa todavía se presentan confusiones sobre las existencias, es momento de poner en práctica un manejo más seguro y efectivo de tu inventario, para que disminuyas pérdidas, localices tus productos rápidamente y protejas tu inversión.

2. Registrar la información que tus clientes quieren saber

Un buen software de inventarios te permite registrar toda la información que consideres pertinente sobre tus productos. Esta función es muy importante sobre todo si tu negocio realiza ventas por Internet, pues los compradores esperan encontrar datos que describan muy bien los artículos, como por ejemplo:

• fotos de los productos
• descripción de los materiales
• tamaño
• color
• funcionalidad
• comentarios de los compradores

Si el inventario de tu tienda física es diferente a lo que vendes online, seguramente manejas precios distintos y descuentos exclusivos para quienes compran por internet. En este caso, el uso de un software de control para inventarios se hace mucho más necesario.

3. Comprar solo los productos que necesitas

Un programa de inventarios bien diseñado, no solo evita que pierdas un cliente por falta de existencias. También te da más confianza al momento de hacer tus pedidos: al conocer las cantidades de cada artículo y su ubicación exacta, los encargados de las compras sabrán que no están invirtiendo recursos innecesarios.

Por ejemplo, el software para inventarios de Siigo muestra la rentabilidad que cada producto genera y la frecuencia con la que se vende. Esto previene que dicho producto se quede mucho tiempo en los estantes, algo que retiene tu inversión y facilita que tu mercancía se deteriore.

4. Tener siempre disponibles los precios de tus artículos

El valor de los productos no es estático, por eso es fundamental que como empresario estés preparado para ofrecer el mejor precio con la mayor rentabilidad posible. Para eso necesitas tener siempre a la mano la información actualizada, que te permita tomar decisiones apropiadas y oportunas.

Un buen software para el control de inventarios no solo te permite organizar los datos sobre las entradas y salidas de tus artículos; también te muestra un historial con detalles como:

• costo invertido en la producción
• precio en el que fue adquirido el artículo
• precio de venta final
• margen de ganancias

 

5. Almacenar tu información en la nube

Cuando un software te ofrece almacenar tu información en la nube, significa que tus datos están en servidores de internet y no en equipos físicos. Esto genera múltiples ventajas para tu negocio:

• El software para inventarios no ocupa espacio en la memoria de tu computador.
• Puedes consultar tu inventario desde cualquier lugar, pues solo necesitas un dispositivo para acceder a internet.
• Respondes más rápido a situaciones como un problema en tu almacén o una venta que necesite ser cubierta con urgencia.

Siigo: el software de inventarios ideal para tu empresa

Sin importar qué tan grande o pequeño sea tu negocio, el contar con un programa de inventarios es una necesidad. El ritmo impuesto por el mercado ha transformado especialmente las dinámicas de consumo: los compradores actuales quieren todo de forma más rápida y si la primera vez que te solicitan un producto no llenas sus expectativas, seguramente no van a volver a tu negocio.

No te preocupes, Siigo nube cuenta con un software para inventarios que te brinda todos los recursos necesarios para optimizar las operaciones de tu empresa. Con sus más de 30 años de experiencia, Siigo te ofrece la posibilidad de manejar tu inventario desde tu computador, celular o tableta; todo por un precio bastante competitivo.