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¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión, como su nombre lo indica, es un sistema informático integrado por múltiples herramientas que individualmente se utilizan para ejecutar tareas administrativas y que, en conjunto, simplifican los procesos operativos, productivos y burocráticos de una organización.

El ejemplo más popular de software de gestión

Un ejemplo bastante notorio de software de gestión es Office 365 de la compañía Microsoft, que ofrece diversos programas con diferentes características, para hacer hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones con diapositivas, entre otras labores. Anteriormente este software de gestión se instalaba de manera local en los computadores y se debía pagar una licencia por cada equipo, pero acoplándose a la vanguardia tecnológica, desde hace un tiempo este sistema migró a la nube.

Este cambio significa que los usuarios ya no deben pagar una licencia por el uso del software, sino que pagan por los servicios mensualmente como un modelo de arrendamiento; y como ventaja pueden utilizar los programas en línea desde cualquier dispositivo electrónico que se conecte a la red.

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Los software de gestión en el mercado

Ahora bien, Office es solamente un ejemplo de software de gestión, que, aunque muy completo es probablemente el más básico o genérico, es decir que no es especializado para cierto tipo de negocios o que no cubre todas las necesidades logísticas y administrativas que una empresa demanda hoy en día.

En cambio, en el mercado se ofrecen innumerables sistemas diseñados para apoyar el desarrollo de tareas administrativas de una manera específica, respondiendo más asertivamente a las tareas particulares de una empresa de acuerdo con su tamaño, volumen de producción, razón social, entre otros aspectos.

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En Colombia, más del 95% de las empresas hacen parte del grupo de las pymes, es decir que son de mediano y pequeño formato, dedicadas en su mayoría al comercio. Para ellas, por ejemplo, existen software de gestión con numerosas aplicaciones interconectadas para hacer más fácil el manejo del inventario, la contabilidad, los impuestos, las ventas, la facturación, la realización de cotizaciones, entre otras actividades de las distintas áreas.

Ventajas de un software de gestión

Lo más provechoso de estos sistemas es que le brindan control y autonomía a los administradores, socios o dueños de los negocios, ya que utilizando esta herramienta digital pueden monitorear todos los movimientos de la empresa y estar al tanto de las ganancias, los márgenes de gastos y toda la información financiera útil para tomar decisiones convenientes para la compañía en el tiempo preciso.

Además, si se trata de un software de gestión en la nube, la versatilidad de trabajar a través de internet permite que se puedan ejecutar muchas acciones de manera remota, conectándose desde un celular o una tableta al programa; lo que esencialmente le brinda libertad a los gerentes para movilizarse cuando lo necesiten y nunca perder la dirección de sus inversiones.

Pero estos beneficios no son exclusivos de los grandes empresarios que manejan capitales importantes de dinero o que tienen bajo su mando a decenas de empleados, sino que también un microempresario puede hacer crecer su negocio sacándole provecho a un software administrativo, ya que se elimina la obligación de realizar muchas tareas meramente operativas al simplificarse y enlazarse.

Entonces, los administradores, quienes generalmente tienen que ser “toderos” en una pequeña empresa o en un emprendimiento que está arrancando, encuentran en el software un apoyo que se convierte en el asistente virtual encargado de organizar toda la información para que ellos no tengan que preocuparse por digitar cifras o reunir facturas, sino por fortalecer sus negocios.

Y al mismo tiempo los colaboradores de la empresa, sin importar si son muchos o pocos, también pueden involucrarse en los procesos que les corresponden dentro de la cotidianidad laboral de manera eficiente y comunicándose efectivamente con todas las áreas a través del software, ya que si un operario actualiza el inventario en el momento que llega un pedido, todas las personas a quienes les compete saber esta información la van a recibir de manera inmediata y clara.

Por lo que la implementación de un software de gestión no debe ser vista como un gasto sino como una inversión, que facilita la administración del negocio y puede literalmente evitar muchos dolores de cabeza, porque el margen de error al hacer cálculos es mínimo, o en caso de que algo se haga mal por accidente es fácilmente identificable. Entonces, evidentemente las ganancias económicas y prácticas para la empresa superan por mucho el pago de una mensualidad.

¿Por qué vale la pena conocer el software de Siigo?

Siigo S.A es una empresa que lleva más de 30 años en el mercado colombiano diseñando soluciones tecnológicas para pequeños y medianos empresarios, que cuenta con un equipo de desarrolladores expertos que continuamente generan mejoras al sistema y que ofrece un programa complementario para los contadores, el cual se puede sincronizar con el software de los empresarios para facilitar la realización de trámites tributarios y documentos contables que son obligatorios.

Este último se puede adquirir de manera gratuita y se ha consolidado como el aliado de los profesionales contables en el país, ya que los contadores pueden trabajar en las contabilidades de las empresas sin necesidad de moverse a las instalaciones físicas de los empresarios y, en general, pueden ahorrar mucho tiempo con la simplificación de las tareas.

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