¿No sabes como generar una factura electrónica? Aquí te mostramos ejemplos

En el mundo empresarial actual, la factura electrónica se ha convertido en un elemento fundamental para respaldar las transacciones comerciales de forma eficiente y segura. Con la ventaja de ser un documento digital que cumple con todos los requisitos legales y fiscales, la factura electrónica ofrece trazabilidad y transparencia en las operaciones comerciales.

La factura electrónica es más que un simple documento digital; es una herramienta esencial que contribuye al éxito y la organización de las empresas en el entorno empresarial actual. En este artículo te contamos como generarla sin morir en el intento.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que se emite, envía, recibe y archiva en formato digital, sin necesidad de utilizar papel. Esto la hace más eficiente, segura y amigable con el medio ambiente.

Este documento contiene la misma información de una factura tradicional, como los datos del emisor y receptor, los detalles de los productos o servicios, los montos y los impuestos. Sin embargo, al ser un documento digital, la factura electrónica puede incluir otros elementos interactivos, como enlaces a páginas web o códigos QR, que facilitan su verificación y consulta.

En resumen, una factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional, que cumple con todos los requisitos legales y ofrece ventajas adicionales en términos de eficiencia y seguridad.

Conoce la estructura general de una Factura electrónica

Para que tu proceso de facturación sea exitoso es necesario, primero conocer cuáles son los elementos que sí o sí deben tener tus documentos electrónicos:

1. Número o serie de la factura:

Permite identificar de manera única cada documento emitido. La serie de la factura puede constar de letras, números o una combinación alfanumérica, y se utiliza para llevar un control ordenado y secuencial de las transacciones comerciales.

Es importante que este número o serie sea asignado de forma automática y no se repita, garantizando la integridad y la trazabilidad de la factura electrónica en todo momento.

2. Fecha de emisión

Indica el día en que se emitió el documento. Esta fecha es importante para establecer la validez y la temporalidad de la transacción comercial registrada en la factura.

Además, la fecha de emisión también sirve para cumplir con los plazos legales y fiscales establecidos para la emisión de facturas. Es crucial que esta fecha sea clara, precisa y coincida con el momento en que se realizó la transacción correspondiente.

3. Datos del emisor y receptor

En una factura electrónica, los datos del emisor y receptor son fundamentales para identificar a las partes involucradas en la transacción. Tanto el como el receptor deben proporcionar su nombre o razón social, número de identificación fiscal y dirección, para garantizar la correcta emisión y recepción del documento.

Estos datos permiten cumplir con los requisitos legales y fiscales, así como para establecer una comunicación efectiva entre ambas partes. Es importante verificar que la información del emisor y receptor sea precisa y actualizada en cada factura electrónica emitida, garantizando la validez y la transparencia de la transacción comercial.

4. Tipo de factura y concepto

Existen diferentes tipos de facturas electrónicas que se pueden utilizar según las necesidades y características de cada transacción. Conocer el tipo de factura adecuado a emitir, es importante ya que cada uno cumple con requisitos específicos y se adapta a distintas situaciones comerciales.

Por otro lado, el concepto de la factura electrónica no solo cumple con los requisitos legales, sino que también ofrece ventajas adicionales en términos de organización y agilidad en la gestión de facturación.

5. Importes y método de pago

Los importes incluyen el subtotal de la factura, los impuestos aplicables, los descuentos, y el total a pagar. Es importante desglosar cada uno de estos conceptos para que el receptor de la factura pueda entender de manera transparente el costo total de la transacción.

En cuanto al método de pago, este debe ser especificado en la factura electrónica para indicar cómo se realizará la transacción. Puede ser mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito, efectivo, entre otros. Cuando el método de pago está claramente indicado facilita el proceso de pago por parte del cliente y garantiza la correcta recepción de los fondos por parte del emisor.

La claridad en estos aspectos contribuye a una mejor comprensión y fluidez en el proceso de facturación electrónica, asegurando una experiencia satisfactoria tanto para el emisor como para el receptor.

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Fecha de vencimiento y observaciones

La fecha de vencimiento es un elemento crucial en una factura electrónica, ya que establece el plazo límite para realizar el pago correspondiente. Esta fecha debe ser clara y estar especificada en el documento para evitar posibles retrasos en el pago.

En cuanto a las observaciones, este campo permite incluir información adicional relevante para la transacción, como instrucciones especiales, aclaraciones sobre los productos o servicios facturados, y cualquier otro detalle que se considere importante. Las observaciones pueden ser útiles para aclarar dudas, proporcionar información adicional para la transacción comercial.

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5 ejemplos de facturas electrónicas

Te mostramos los ejemplos de facturas más comunes para que las conozcas detalladamente:

Facturas electrónicas

Es un documento digital que cumple con los requisitos legales y fiscales para respaldar una transacción comercial. Permite una gestión eficiente y segura de las facturas, brindando trazabilidad y transparencia en las operaciones comerciales.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Genera facturas electrónicas en cuestión de segundos en una interfaz intuitiva y sencilla, enviando y recibiendo documentos electrónicos que se guardan en línea. Podrás dar seguimiento al estado de tus facturas a través del envío y recepción de comprobantes DIAN, aprovechando al máximo la funcionalidad en la Nube para que tu software se sincronice automáticamente con la plataforma de esta entidad.

Facturas proformas

La factura proforma tiene una estructura bastante excepcional y podría caracterizarse como un documento informativo no contable. Si bien brinda información sobre cuánto podría llegar a costar un producto o servicio, no constituye un título valor contable; es decir que no tiene ningún valor para efectos financieros; en otras palabras, la factura proforma oscila entre una propuesta comercial, un borrador de factura o un ejemplo de oferta.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Siigo actualmente no cuenta con esta funcionalidad, sin embargo, contamos con la funcionalidad de Remisión que es un documento soporte de la entrega de mercancías, en el que se indican las cantidades que han salido de forma física del inventario y han sido entregadas al cliente, pero no han sido facturadas; la remisión es la confirmación de entrega, anticipa errores para posterior facturar correctamente.

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Facturas Rectificativas

Como su palabra lo indica, sirve para rectificar información de una factura previa. En el concepto de esta cotización se detalla cuál es la corrección y en dónde se cometió el error, con el fin de generar información acertada en futuros balances.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Todo el proceso de corrección de errores de una factura se realiza a través de Nota crédito, que es el documento que permite corregir o anular facturas previamente emitidas.
Una nota crédito electrónica es un documento que te permite reversar o registrar devoluciones, descuentos/rebajas de las facturas de venta electrónicas; la contabilización se realiza tanto en valores como en cantidades. A continuación, encontrarás el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Tickets

El ticket se entrega a un particular, mientras que la factura se da a los profesionales autónomos o empresas. Por ese motivo, en el ticket, sólo encontraremos los datos identificativos del emisor, mientras que en la factura deben aparecer tanto los datos del emisor como del receptor.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

En nuestro sistema POS, el cliente encuentra en una funcionalidad que se denomina Comprobante POS, y funciona solo para registrar otros ingresos, podrás registrar otros ingresos diferentes a ventas.

Facturas Recapitulativas

En nuestro sistema POS, el cliente encuentra en una funcionalidad que se denomina Comprobante POS, y funciona solo para registrar otros ingresos, podrás registrar otros ingresos diferentes a ventas.

Este tipo recapitula varias facturas; sin embargo, para que tenga validez es necesario anular facturas previas; además no pueden superar la recapitulación de un mes y debe describir en detalle todas las transacciones que se hicieron. Este tipo de factura es particularmente importante porque soporta grandes transacciones en un solo documento. Ten presente que las diferentes facturas deben estar emitidas a la misma empresa o persona.

¿Cómo lo hacemos en Siigo?

Actualmente por ley si hay errores en las facturas se debe anular con nota crédito electrónica y refacturar con los mismos datos e información del tercero de forma electrónica; la sugerencia es emitir la factura electrónica y corregir, para facilitar los procesos del cliente y que no tenga que Re digitar información constantemente contamos con La facturación recurrente que aplica cuando en forma periódica se elaboran facturas de venta que afectan al mismo tercero y los mismos productos y/o servicios.

Ahora, ya sabes cómo se generan y emiten las facturas electrónicas así como los diferentes tipos que existen. Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para ti y des el salto para implementar un software de facturación electrónica, mientras cumples con lo establecido por la DIAN.