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Liquidación de prima de servicios: fórmulas para calcularla

¿Qué es la prima de servicios? 

La prima de servicios es una prestación social obligatoria en Colombia, que reconoce y compensa a los trabajadores por su dedicación y esfuerzo durante el año. Este incentivo consiste en un pago adicional que equivale a 30 días de salario por cada año trabajado, los pagos se realizan:  uno a mitad del año (en junio) y otro a final del año (en diciembre). La prima no es un bono o una gratificación opcional, sino un derecho adquirido por el empleado, y su cálculo se basa en el salario devengado y los días trabajados durante el periodo correspondiente. 

Base para liquidar la prima de servicios 

Antes de realizar el cálculo de la prima de servicios, debes conocer el salario base que recibe mensualmente cada empleado. Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, el sueldo incluye, además de la remuneración por el trabajo: 

. Comisiones 

. Auxilio de transporte 

. Horas extras 

. Recargos nocturnos 

. Recargos por domingos y festivos 

Ejemplo práctico de prima de servicios 

Imaginemos que Juan trabaja en una empresa desde el 1 de enero de 2024, con un sueldo mensual de $1.200.000. Además, recibe un auxilio de transporte de $140.606. En este ejemplo, vamos a calcular cuánto recibiría Juan como prima de servicios para el primer semestre de 2024. 

Cálculo paso a paso: 

1.Determinar el salario base mensual: $1.200.000 

2.Añadir el auxilio de transporte: $140.606 

3.Salario total mensual: $1.340.606 

Juan trabajó 180 días, así que aplicamos la fórmula: 

Por lo tanto, Juan recibiría $670.303 como prima de servicios por el primer semestre. 

Para tu empresa es importante cumplir con lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, ya que, de no hacerlo, tus colaboradores pueden emprender acciones legales. 

De acuerdo con el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo el pago de la prima de servicios lo realizas por semestre, es decir, cada seis meses; por esta razón se conoce el pago de la prima como semestral.

• Pago 1° semestre: 30 de junio
• Pago 2° semestre: 20 de diciembre

¿Cómo calcular la liquidación de la prima de servicios? 

Al momento de definir cómo se calcula la prima de servicios, se deben tener en cuenta tres aspectos: 

. Salario base 

. Días trabajados 

. 360 (días del año) 

Supongamos el siguiente caso: un empleado se retira de su trabajo el 18 de julio de 2024 y necesita conocer el pago que recibirá por la prima de servicios. 

Si inició labores el 1 de enero de 2024, los días trabajados corresponden a 198 y el salario base del empleado corresponde a $1.200.000 más el subsidio de transporte. 

Aplicando la fórmula para liquidar prima de servicios tenemos: 

. Salario base: $1.200.000 + $140.606 = $1.340.606 

. Días trabajados: 198 

Para calcular la prima de servicios en Colombia en Excel, puedes seguir estos pasos:

Paso 1: Configurar la hoja de cálculo
1. Abre Excel y crea una nueva hoja de cálculo.
2. Crea las siguientes columnas en la fila 1:
– A1: Nombre del Empleado
– B1: Fecha de Inicio
– C1: Fecha de Corte
– D1: Salario Mensual
– E1: Días Trabajados
– F1: Prima de Servicios

Paso 2: Ingresar los datos
3. Ingresa los datos correspondientes en cada columna según el empleado. Asegúrate de tener las fechas en el formato correcto de Excel (por ejemplo, DD/MM/AAAA).

Paso 3: Calcular los días trabajados
4. En la columna E, calcula los días trabajados usando la siguiente fórmula: =DÍAS360(B2, C2)
Esta fórmula calcula los días entre la fecha de inicio y la fecha de corte usando un año de 360 días (12 meses de 30 días).

Paso 4: Calcular la prima de servicios
5. En la columna F, calcula la prima de servicios usando la fórmula:=((D2 * E2) / 360) / 2
Esta fórmula se basa en la premisa de que la prima de servicios corresponde a 15 días de salario por cada semestre trabajado.

 Ejemplo de configuración de fórmula:
– Suponiendo que tienes los datos de un empleado en la fila 2:
– B2: 01/01/2024 (Fecha de Inicio)
– C2: 30/06/2024 (Fecha de Corte)
– D2: $2,000,000 (Salario Mensual)

La fórmula en E2 sería: =DÍAS360(B2, C2)

Y la fórmula en F2 sería: =((D2 * E2) / 360) / 2

Paso 5: Aplicar las fórmulas a todas las filas
6. Copia las fórmulas de las celdas E2 y F2 hacia abajo para aplicarlas a todos los empleados en la lista.

Paso 6: Verificar los cálculos
7. Revisa los resultados y asegúrate de que las fechas y los salarios sean correctos para evitar errores en el cálculo.

Este método te permitirá calcular la prima de servicios de manera rápida y eficiente para múltiples empleados utilizando Excel.

Liquidación de la prima cuando el salario es variable

Cuando la base del salario no es fija y varia mes a mes, se determina el ingreso promedio del trabajador durante el respectivo semestre. Esto puede suceder porque algunos reciben comisiones, horas extras o recargos, conceptos que pueden cambiar el valor del salario base mes a mes.

Para conocer cuál es el valor de la prima de servicios debes decidir el promedio del salario que recibió el empleado durante 6 meses, ya que este valor es la base para calcular el pago de un semestre. Una vez se obtiene el promedio se procede a aplicar la fórmula para liquidar la prima semestral.

Descarga este archivo de Excel para liquidar la prima de servicios y calcular el promedio del salario variable.

Software para liquidar la prima de servicios

Obtener el valor exacto de la liquidación de la prima de servicios de tus empleados es una tarea que debe ser fácil y sin complicaciones. Generalmente, se utilizan plantillas de Excel para realizar los cálculos y suelen dejarse de lado otras alternativas como un software administrativo que te facilita esta tarea.

Siigo Nube es un software contable y administrativo que te permite liquidar la prima de servicios de varios empleados o de uno solo. El programa tiene preconfigurado los conceptos que necesitas para liquidar y adicionar nuevos conceptos si así lo requieres.

Tienes la opción de pagar la prima de servicios en la nómina de tus empleados o liquidarla como un documento independiente. El manejo del software es intuitivo, por lo que encontrarás maneras para escoger cómo calcular la base para la liquidación de la prima:

• Promedio: calcula automáticamente la base si el salario es variable.
• Sueldo + auxilio de transporte: si es salario es fijo mes a mes seleccionas esta opción.

Entérate cuanto vale el día de trabajo en Colombia

Formato de nómina: lo que debes incluir y cómo generarlo

Con la nomina electrónica de Siigo generas desprendibles para imprimirlos o enviarlos por correo electrónico a tus empleados. Además, cuentas con el envío del documento soporte de nomina electrónica requerido por la Dian, de forma automática y preocuparte por la cantidad de tareas manuales que requiere una nomina en Excel.

Te sugerimos utilizar el sistema de nomina electrónica para que optimices este proceso y mantengas en orden los pagos que generas a tus empleados.