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Esto debes conocer sobre la liquidación de vacaciones en una empresa

Cada empleado tiene derecho a un periodo de vacaciones de 15 días hábiles consecutivos, según lo estipula el Código Sustantivo del Trabajo; por esta razón, tu empresa debe realizar la liquidación de las vacaciones una vez haya cumplido el año o según lo pactado en el contrato de trabajo.

Este es un beneficio que hace parte de las prestaciones sociales de todo trabajador y debe ser pagado por tu empresa.

Aquí te contamos cómo se liquidan las vacaciones, cómo calcularlas cuando el salario es variable y en qué situación tiene derecho tu empleado a recibir compensación en dinero por la mitad de las vacaciones.

Base para liquidar las vacaciones

A diferencia de otras prestaciones sociales como las cesantías o la prima de servicios, la base para liquidar vacaciones incluye únicamente el salario básico, por este motivo se debe excluir de la base:

• auxilio de transporte
• horas extras
• recargos domingos y festivos

Esta disposición sobre cómo se pagan las vacaciones, se estipula en el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo y así debe ser la base para calcular el valor de la liquidación.

Cómo calcular la liquidación de las vacaciones

La fórmula para el cálculo de vacaciones tiene en cuenta 3 elementos:

• salario mensual básico
• días trabajados
• 720: matemáticamente, se debe duplicar el número de días del año para tener el valor exacto a pagar por 15 días de vacaciones.

Cómo se liquidan las vacaciones: ejemplo

Un empleado que finaliza su contrato de trabajo debe recibir por ley la liquidación de sus vacaciones. En nuestro ejemplo, tuvo un salario mensual por $1.300.000 y trabajó 210 días: desde el 03 de enero de 2019 hasta el 02 de agosto de 2019.

En este caso, debe calcularse el monto que recibirá de acuerdo al tiempo laborado en la empresa.

Aplicando la fórmula para liquidar vacaciones, tenemos:

Si tu empleado tiene un contrato de trabajo a término fijo inferior a un año también tiene derecho al pago de las vacaciones. Esto se estipula en el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo.

Una alternativa para facilitar esta labor es manejar un software, así evitas recurrir a archivos de Excel o utilizar fórmulas para saber cómo calcular las vacaciones de tus empleados. Con Siigo tu proceso de habilitación nomina electrónica se realiza en 4 pasos, de forma fácil, para que el cambio de la nomina manual a la implementación de la nomina electrónica sea rápido y puedas liquidar tu nomina a tiempo, cumpliendo con todos los requerimientos establecidos por la Dian.

Siigo es un software contable y administrativo en el que manejas la nómina de tus empleados y liquidas conceptos como:

• vacaciones
• cesantías
• intereses sobre cesantías
• prima de servicios

Así mantienes la información de la nómina de tus empleados organizada y liquidas sin problemas las vacaciones que por ley debes pagarles.

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Liquidación de las vacaciones cuando el salario es variable

Para algunos trabajadores el sueldo mensual no es fijo, ya que reciben beneficios por el desempeño de su labor, por ejemplo: comisiones o bonificaciones; en estos casos se habla de un salario variable.

De acuerdo con el numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, las vacaciones se deben liquidar según el promedio del salario devengado durante el año de trabajo inmediatamente anterior.

Si el empleado se retira antes de cumplir el año, el promedio deberá calcularse de acuerdo a los meses de trabajo.

Ejemplo

Juan es un trabajador que devenga un salario de $2.500.000 y recibe comisiones por ventas de manera mensual. Por lo que para liquidar sus vacaciones es necesario, primero determinar cuál es el monto promedio del sueldo de Juan durante un año de trabajo. El cual se saca sumando todos los pago y dividir el resultado entre 12

Liquidación de vacaciones cuando hay licencia no remunerada

La licencia no remunerada significa que tu empresa suspende por un determinado periodo de tiempo el contrato trabajo del empleado, previo acuerdo entre las partes.

Esta situación se presenta cuando el trabajador necesita tiempo para realizar actividades como viajes o cursos al exterior. Las anteriores no se encuentran estipuladas dentro de la licencia remunerada como si lo son:

• fallecimiento de un familiar
• licencia de maternidad
• derecho al sufragio

El artículo 53 del Código Sustantivo del trabajo señala que la consecuencia cuando se pide una licencia no remunerada es descontar el pago de la liquidación de vacaciones y cesantías por el tiempo que dure la licencia.

Liquidación de vacaciones no gozadas

Este caso se presenta cuando un empleado recibe una compensación en dinero de hasta la mitad de las vacaciones porque no pidió o no disfrutó de los 15 días estipulados por la ley. Ambas partes deben acordar por escrito esta solicitud, según lo estipulado en el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo.

Esta compensación parcial se da mientras el trabajador cuente con un contrato de trabajo vigente, es decir, mientras se encuentra en ejecución de sus labores. Por ley, tu empresa debe compensar en dinero la mitad de las vacaciones; la otra mitad debe ser disfrutada por el trabajador y no puede ser inferior a 6 días hábiles, de acuerdo al artículo 190.

De igual manera, si el empleado no disfrutó de sus vacaciones porque renunció o terminó su contrato, se compensará en dinero de acuerdo al tiempo que haya laborado en la empresa.

Ejemplo

• Salario mensual: $2,000,000
• Días de vacaciones acumuladas y no disfrutadas: 15 días
• Aportes a la seguridad social: 4% del salario mensual (salud y pensión)
• Días trabajados en el año: 360 días

Pasos para calcular la liquidación de vacaciones no disfrutadas:

1. Determinar el salario base diario:Salario diario= Salario mensual/30
   ​Salario diario= 2,000,000/30 = 66,667
2. Calcular el valor de las vacaciones no disfrutadas:
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = Salario diario × Días de vacaciones no disfrutadas
   Valor de las vacaciones no disfrutadas = 66,667 × 15 = 1,000,005
   
3. Determinar los aportes a la seguridad social sobre las vacaciones:Aportes a la seguridad social = Valor de las vacaciones no disfrutadas × 4%
   Aportes a la seguridad social = 1,000,005 × 0.04 = 40,000.2
4. Calcular el valor neto a recibir:Valor neto a recibir = Valor de las vacaciones no disfrutadas − Aportes a la seguridad social
   Valor neto a recibir = 1,000,005−40,000.2 = 960,004.8 El valor neto a recibir por las vacaciones no disfrutadas, después de los descuentos de seguridad social, es de $960,004.8.

Interrupción de las vacaciones

Existen circunstancias que pueden afectar las vacaciones de un empleado y en este caso no pierde el derecho a reanudarlas, tal como lo estipula el artículo 188 sobre la interrupción de las vacaciones.

En caso de presentarse este hecho, el empleado debe justificar las causas para interrumpirlas como:

• incapacidad por accidente o enfermedad
• muerte de un familiar
• situación extraordinaria que requiere su presencia en la empresa
• otra causa justificada

Hasta aquí tienes las herramientas necesarias para liquidar las vacaciones de tus empleados, sin embargo, recuerda utilizar alternativas menos complicadas como un software administrativo que facilita las tareas correspondientes a conceptos de nómina y liquidación. Con Siigo encuentras un programa ajustado a tus necesidades y con todo el acompañamiento técnico que necesitas.