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Fórmulas para liquidar prestaciones sociales en una empresa

Una de las obligaciones de cada empresa es liquidar las prestaciones sociales de sus trabajadores, ya que constituye un derecho consignado en el Código Sustantivo del trabajo. Recuerda que es una obligación de cada empleador realizar el pago en las fechas estipuladas por la Ley o según el periodo a liquidar.

Para que conozcas en detalle lo que debes hacer te presentamos las fórmulas y cómo liquidar las prestaciones sociales.

Cómo se clasifican las prestaciones sociales

La liquidación de prestaciones sociales es uno de los aspectos más importantes dentro de un contrato de trabajo, estas hacen parte de los beneficios que tiene un empleado según las normas vigentes en Colombia y son de carácter obligatorio.

Según la norma colombiana las prestaciones sociales se clasifican en:

• Cesantías
• Intereses de cesantías
• Vacaciones
• Prima de servicios
• Seguridad social
• Pensión
• Riesgos laborales

Para liquidar las prestaciones sociales es necesario que apliques unas fórmulas que te permitan establecer de manera exacta cuál es la suma de estos beneficios.

Te invitamos a consultar los tipos y características del contrato laboral

Fórmulas para liquidar las prestaciones sociales

Existen fórmulas para liquidar las prestaciones sociales de un contrato de trabajo; estas varían de acuerdo a la clasificación que te presentamos anteriormente, por ello, toma lápiz y papel. La principales fórmulas son:

Descarga este archivo de Excel para calcular la liquidación de las prestaciones sociales.

¿Cómo se liquidan las cesantías?

Las cesantías son el derecho que tiene tu trabajador y representa el pago de un mes de salario por cada año de trabajo o la fracción de año trabajado, es decir, desde la fecha del contrato hasta la terminación del mismo. El artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo señala que el pago es de carácter obligatorio.

Para saber cómo se calculan las cesantías, debes saber que este pago se realiza al fondo de cesantías en el que se encuentre afiliado tu trabajador. La liquidación se realiza en las siguientes situaciones:

• el último día de cada año;
• al finalizar el contrato.

Hay situaciones en las que puedes entregar las cesantías directamente a tu trabajador, pero se dan únicamente cuando:

• finaliza el contrato de trabajo;
• quiere hacer inversión en vivienda (compra, construcción, pago de hipotecas).

Fórmula para liquidar cesantías

Para conocer el monto a pagar por la liquidación de cesantías utiliza la siguiente fórmula:

Recuerda que el salario también incluye:

• comisiones
• auxilio de transporte
• horas extras
• recargos nocturnos
• recargos por domingos y festivos

Supongamos la siguiente situación: el sueldo de tu trabajador incluye subsidio de transporte, por tanto, debes incluirlo en la fórmula. Si durante el periodo a liquidar el salario fue de 1.300.000 y laboró 210 días:

Tus empleados también tienen derecho a los intereses sobre cesantías que representa un 12% anual o proporcional al tiempo trabajado.

Retomando nuestro ejemplo los intereses de las cesantías serían:

Te pasamos el dato: En cuanto esta el día de trabajo en Colombia en 2025

¿Cómo se liquidan las vacaciones?

Las vacaciones son el pago que debes realizar a tus trabajadores por cada año de trabajo, en otras palabras, tienen derecho a 15 días hábiles de descanso tal como lo estipulan los artículos 186 a 192 del Código Sustantivo del Trabajo.

La liquidación de las vacaciones se paga de acuerdo al tiempo laborado. Te contamos como se pagan las vacaciones.

Fórmula para liquidar vacaciones

Para calcular la liquidación de las vacaciones debes excluir el auxilio de transporte, las horas extras y los recargos de domingos y festivos.

Siguiendo nuestro ejemplo tendríamos:

¿Cómo calcular la prima de servicios?

La prima de servicios es el derecho que tienen tus empleados por cada año trabajado y debes generar un pago correspondiente a 30 días de salario según el tiempo que hayan laborado. De acuerdo al artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, la prima de servicios suele distribuirse en dos pagos al año:

• Primer pago: antes del 30 de junio.
• Segundo pago: primera quincena del mes de diciembre.

Fórmula para calcular la prima

Para calcular el pago total de la prima de servicios debes utilizar la siguiente fórmula:

Aplicando la fórmula a nuestro ejemplo tenemos que en el primer semestre el pago corresponde a $698.516 y en el segundo semestre corresponde a $116.419.

Más información en como hacer una nomina en Excel

Software para liquidar las prestaciones sociales

Cuando tienes a cargo una empresa y debes liquidar las prestaciones sociales de tus trabajadores utilizar un archivo de Excel para llevar los pagos de las liquidaciones es un trabajo tedioso y poco productivo que te quita tiempo. Si deseas simplificar este proceso y realizarlo de forma rápida y sencilla el software Siigo Nube te permite hacer:

• Liquidación de prima de servicios.
• Liquidación de cesantías anuales.
• Liquidación de nómina de pago.
• Liquidación de contrato de trabajo. (ver: que es la liquidación de un contrato)

Cuando utilizas Siigo Nube dejas de realizar fórmulas en un archivo de Excel, ya que el programa automáticamente hace los cálculos exactos para que puedas pagarle a tus empleados. El software te permite generar comprobantes de pago para imprimir o enviar por correo electrónico a tus trabajadores; además puedes ver en detalle los valores calculados de cada liquidación antes de que realices el pago.

Te recomendamos el articulo de aportes parafiscales cuales son y quienes deben pagarlos en Colombia.

Con Siigo Nube la información y los procesos que realices para el pago de liquidaciones se guardan automáticamente y puedes consultarla cuando lo necesites, así disminuyes errores y pagas a tiempo a tus trabajadores.