Previene la pérdida de información en tu inventario y protege tus utilidades

El manejo de la información es fundamental para asegurar la estabilidad y rentabilidad de tu empresa. Esto es aún más importante cuando hablamos de tu inventario: no contar con datos precisos sobre qué productos tienes, cuáles son sus características y qué cantidades comprar, te hace perder dinero y amenaza la existencia de tu negocio. Por eso te compartimos las acciones y herramientas que puedes aplicar para prevenir la pérdida de información en tu inventario.

¿Cómo afecta la pérdida de información en el inventario?

Cuando no sabes qué productos hay en tu almacén ni conoces su estado, el inventario se convierte en un dolor de cabeza que afecta tu solidez financiera, la satisfacción de tus clientes y tus objetivos a mediano y largo plazo. La pérdida de información en tu inventario te expone a problemas como:

Compras en cantidades inadecuadas

Cuando produces o compras unidades de más, te expones a perder dinero: puede que el producto no tenga una buena demanda o que su precio baje considerablemente y no obtengas la ganancia que esperabas. En estos casos no solo pierdes la inversión; además, gastas recursos en el mantenimiento de un inventario que no va a generar utilidades.

El otro extremo se da cuando te quedas sin existencias suficientes y no puedes responder a lo que piden tus clientes. En un mundo tan competido como el actual, donde Internet ha incrementado las opciones para los compradores, es probable que ellos no esperen a que corrijas el error en el manejo de tu inventario.

Daños en la mercancía

Con un manejo ineficiente de tu inventario, tus artículos pueden sufrir daños irreparables que impidan su utilización o comercialización. Esto ocurre cuando:

Pérdida por robo

La falta de información en tu inventario o su manejo inadecuado, facilita que personas deshonestas se queden con tus bienes. Estos robos pueden provenir de algún trabajador (cuando sustrae un producto o lo vende por su cuenta, sin reportar el dinero ni la factura respectiva). También puedes ser objeto de robo por parte de un cliente en tu almacén o en el establecimiento comercial que distribuye lo que produces. Si no sabes manejar la información de tu inventario, tal vez ni te des cuenta de que has sufrido estos robos; así que si no tomas medidas de seguridad a tiempo las pérdidas serán mayores.

Consejos para prevenir la pérdida de información en tu inventario

Usa el control de inventarios

Este es un procedimiento que te sirve para supervisar los movimientos de mercancía en tu empresa. Con este método sabes exactamente qué comprar y relacionas los datos de tu inventario con tus finanzas en general.

El control de inventarios puede ser:

• Contable: sirve para contrastar tu inventario con los ingresos y las inversiones de tu empresa.

• Operativo: también conocido como preventivo, este control se hace para asegurar que compres solo las cantidades necesarias para determinada operación comercial.

Para conocer más te invitamos a leer: Control de inventarios: mejores prácticas que todo empresario debe saber

Establece un protocolo para el ingreso y retiro de mercancías

Asegúrate de que los encargados del ingreso de la mercancía se tomen el tiempo de registrarla, en formatos que detallen claramente datos como:

• procedencia
• características
• observaciones a tener en cuenta para su almacenamiento

Dependiendo de qué materiales y productos vayan a ingresar, estos deben ser contados, medidos y pesados. Después se debe crear un informe completo y compararlo con lo facturado por el proveedor, para reportar a tiempo cualquier inconsistencia.

Para retirar la mercancía del almacén, deja claro quién o quiénes deben dar su autorización firmada y qué documentos deben diligenciarse para formalizar el proceso.

Para el retiro de productos también puedes aplicar estrategias como:

• Establecer permisos de acceso para controlar qué personas están en contacto con tus bienes.
• Respaldar con comprobantes cualquier movimiento de mercancías.
• Hacer obligatorio el sustentar cualquier venta con una factura.
• Que las tareas de entrega de mercancías y facturación, sean manejadas por personas diferentes.

Implementa el conteo físico

Sin importar que uses un sistema computarizado para controlar tu inventario, es indispensable que por lo menos una vez al año lleves a cabo un conteo físico. Este se debe cotejar siempre con los registros contables.

Mejora la seguridad de tu empresa

Prevenir la pérdida de información en tu inventario y evitar ser objeto de robos, requiere de tu parte un esfuerzo por mejorar la seguridad en tu empresa:

• Adecúa tu almacén con una entrada y un techo bien protegidos.
• Establece y comunica a tus clientes y empleados unas normas de seguridad claras.
• Sé muy cuidadoso en el proceso de contratación de tu personal.
• Adquiere una póliza de seguros.
• Adecúa tus instalaciones con cámaras y otros elementos de seguridad.
• La ciberseguridad también es muy importante. Utiliza softwares, contraseñas y otros elementos para proteger la información de tus clientes y colaboradores.

Aprende más consejos para evitar el robo en tu empresa.

Capacita a tus empleados

Nombra a un jefe del almacén y establece responsabilidades para todos los involucrados en el manejo de tus productos. Todos deben firmar actas donde quede claro de qué se hacen responsables.

También es importante realizar capacitaciones constantes sobre cómo manejar adecuadamente la información de tu inventario. Si lo tienes, aprovecha el reglamento interno de tu empresa para que todos conozcan sus tareas y deberes frente a este tema.

Un software administrativo es la mejor protección para tu inventario

Cuando utilizas un software administrativo, reduces casi en un 100% la posibilidad de que se pierda la información de tu inventario. Esta herramienta te permite:

• Conocer el lugar exacto donde están tus productos y en qué cantidad.
• Hacer auditorías rápida y fácilmente.
• Actualizar la información en tiempo real.
• Usar los datos de tu inventario para hacer análisis y proyecciones que aumenten tu rentabilidad.
• Tener claridad sobre los cambios en los precios de tus productos.
• Ingresar información detallada de tu mercancía (como tamaño, color, materiales y requisitos de almacenamiento).

¡El software de inventarios de Siigo te permite hacer todo esto y mucho más! Lo mejor: Siigo almacena los datos en la nube, por lo que tu información está más segura y puedes acceder a ella desde cualquier lugar.

No dejes que la pérdida de información en tu inventario siga afectando tu crecimiento.