Trabajar sin contrato laboral en Colombia: una práctica que debes evitar

Cuando tus colaboradores están bien tu empresa prospera. Es por eso que debes brindarles las mejores condiciones laborales y la forma de lograrlo es mediante un contrato de trabajo. Vincularlos sin este documento de por medio te expone a sanciones y malentendidos, y dificulta la construcción de una buena relación empleador-empleado. Sigue leyendo y conoce las consecuencias de trabajar sin un contrato laboral en Colombia.

La importancia del contrato laboral

Un contrato de trabajo es un acuerdo legal que se establece entre dos partes: la empresa y el empleado. Su objetivo principal es asegurar que la relación laboral se va a desarrollar teniendo en cuenta los derechos y deberes de los involucrados.

La elaboración de este documento es también una oportunidad para definir con claridad qué tareas va a realizar el trabajador y en qué condiciones. Al firmarlo, el empleado confirma que está de acuerdo con lo que se le pide y tú te comprometes a cumplir con tus obligaciones como empleador.

Para que la relación laboral sea aún más sólida, te recomendamos complementar el contrato de trabajo con un reglamento interno adaptado a las características y necesidades de tu empresa.

Elementos clave a definir dentro del contrato de trabajo

En Colombia, el Código Sustantivo del Trabajo (CST) contempla diferentes tipos de contratos laborales, que permiten a empresarios y empleados definir cómo va a ser su relación.

En términos generales, lo ideal es que estos acuerdos legales detallen de forma muy precisa aspectos como:

• Duración del contrato
• Salario y prestaciones
• Horarios de trabajo
• Fechas y formas de pago
• Lugar en que se llevarán a cabo las labores
• Medios para presentar solicitudes y reclamos
• Obligaciones y sanciones
• Razones para dar por terminada la relación laboral

Vincular a un trabajador sin contrato

Aunque es una práctica que no debería existir, algunos empresarios deciden vincular empleados sin contrato laboral. Esto con el fin de ahorrar en el pago de la nómina, la cual incluye el salario básico, horas extras, auxilio de transporte, entre otros conceptos. Estos empresarios también dejan de cumplir con el pago de impuestos, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales.

Esta situación no debería presentarse bajo ninguna circunstancia, no solo porque constituye un acto ilegal, sino porque implica aprovecharse de quienes buscan una oportunidad laboral para solventar sus necesidades económicas.

Sanciones por no cumplir los derechos legales de un empleado

A continuación, te explicamos las consecuencias que puedes afrontar como empleador si decides vincular trabajadores de forma irregular o si, por cualquier motivo, incumples con los compromisos pactados en un contrato de trabajo.

Sanciones por el no pago de prestaciones sociales y parafiscales

En Colombia, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de verificar que se realice de forma correcta el pago de salud, pensión y los  aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). Tomando como base lo dicho en el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016, la UGPP impone sanciones cuando:

• El empleador incurre en mora u omite totalmente los pagos.

• Los valores declarados y pagados por el empleador son inexactos, es decir, los aportes realizados corresponden a un valor inferior al establecido legalmente.

• La UGPP solicita al empleador información sobre cómo está realizando los aportes de sus trabajadores, pero los datos suministrados son incompletos, inexactos o se entregan por fuera de los plazos establecidos.

Estas faltas son unas de las consecuencias más graves de trabajar sin contrato laboral en Colombia; por eso son castigadas de acuerdo con la Ley 1819 de 2016 con diversas penalizaciones económicas. En este artículo encuentras una descripción detallada de las sanciones que puede llegar a imponer la UGPP a un empleador.

Ten en cuenta que, entre más te demores en atender un requerimiento de la UGPP, más alta será la sanción que te impongan. Pero si corriges a tiempo tu falta, puedes evitar o reducir el valor a pagar.

Sanciones por el no pago de las cesantías

La liquidación anual de las cesantías y los intereses de las cesantías, es otro de los compromisos que, como empleador, asumes por medio de un contrato laboral. Si incumples esta obligación, puedes recibir las siguientes sanciones:

• Cuando no se consignan las cesantías a tiempo: el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 contempla una sanción de “un día de salario por cada día de retardo”.

• Cuando no se pagan los intereses de las cesantías: la Ley 52 de 1975 en su artículo 1, te obliga a indemnizar a tu empleado, por una sola vez, con “un valor adicional igual al de los intereses causados”.

Sanciones por no pagar la prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social reglamentada por el artículo 306 del CST, que consiste en pagar al trabajador un valor equivalente a 30 días de salario por año.

Si alguno de tus empleados tiene derecho a esta prestación y no la cumples, al finalizar el vínculo laboral debes reconocerle al trabajador un día de salario por cada día de retraso. Esto según lo indicado en el Artículo 65 del CST.

Sanciones por no pagar la liquidación del contrato de trabajo

Cuando la relación laboral entre la empresa y el empleado termina, el empleador está obligado a liquidar el contrato y reconocer al trabajador los valores causados por conceptos como el salario, las prestaciones sociales y las vacaciones. El artículo 65 del CST indica que, de no cumplir con este deber, el empleador debe indemnizar al empleado pagando, por cada concepto, el valor de un día de salario por cada día de retraso.

¿Es legal el contrato verbal en Colombia?

Ya vimos cuáles son las sanciones que, como empresario, puedes afrontar si vinculas a un trabajador sin contrato o si incumples lo pactado en dicho acuerdo. Ahora bien, el no tener un contrato escrito no es necesariamente un acto ilegal. Para la legislación Colombia, también es válido establecer un contrato verbal de trabajo. El artículo 37 del CST establece que:

“El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario”.

Por otra parte, el artículo 38 del CST explica que en un contrato verbal deben quedar definidos por lo menos los siguientes puntos:

Por qué no es recomendable el contrato verbal

Si bien el hecho de establecer un contrato verbal no te hace incumplir la ley, sí aumenta la posibilidad de que enfrentes conflictos y sanciones legales. Si se produce un inconveniente y alguna de las partes es acusada de incumplir el acuerdo verbal, va a ser muy complejo comprobar quién tiene la razón.

La mejor prueba ante cualquier disputa legal, es un documento escrito que haya sido leído y firmado por todos los interesados. Adicionalmente, el contrato escrito sirve como una guía que tú y tus trabajadores pueden consultar en cualquier momento para saber si la relación laboral va por el camino correcto. Así que ahórrate dolores de cabeza y evita realizar cualquier contrato de palabra.

Software de nómina: la mejor herramienta para cumplir los derechos legales de tus empleados

Como hemos visto en este artículo, el contrato laboral es un requisito indispensable para establecer una relación armónica con tus empleados, respetar sus derechos y asegurar el buen funcionamiento de tu negocio. Así que legaliza la situación de tus colaboradores y aprovecha que en la actualidad existen herramientas como los software de nómina electrónica, que facilitan enormemente el cumplir con tus responsabilidades como empleador.

Al liquidar tu nómina con el software en la nube de Siigo, vas a realizar de forma ágil y sencilla tareas como:

• Calcular de forma exacta los sueldos y prestaciones de tus empleados, evitando errores y retrasos.
• Generar en segundos los reportes para la UGPP y la DIAN.
• Enviar de forma automática los comprobantes a tus empleados, para que siempre estén informados y puedan resolver a tiempo cualquier inconsistencia.
• Automatizar procesos, para que solo tengas que ingresar una sola vez las novedades que se repitan cada mes.

Esto y mucho más es lo que te permite hacer el software de nomina electrónica de Siigo, tu mejor aliado para convertirte en el empleador que cualquier trabajador quisiera tener.