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Control de inventario: conoce para qué sirve el inventario

Tener un control de inventario al día, en bodega o almacén es indispensable para hacer un seguimiento de los bienes que se encuentran almacenados en una compañía. Controlarlo te permite monitorear las dimensiones, el peso, la ubicación y hasta la cantidad de la mercancía que tienes almacenada. Este sistema es de gran ayuda para los administradores y dueños de los negocios para que sepan cuándo es el momento adecuado para que repongan productos o compren más materiales para fabricarlos.

En este artículo te contamos por qué Siigo ha sido catalogado como un software exitoso que sincroniza el inventario con todas las operaciones de tu negocio.

¿Qué sucede si cuentas con un sistema de gestión de inventarios?

Si cuentas con una gestión de inventarios eficiente, con seguridad vas a asegurarte de que tu negocio tenga suficientes productos almacenados para que puedas cubrir la demanda de tus consumidores o clientes, pero si tu gestión de inventarios no es tan eficiente como deberías, con seguridad vas a perder dinero en ventas de grandes cantidades que no se pueden satisfacer o por el contrario, puedes malgastar tu dinero teniendo demasiado inventario de materiales que poco se venden. Es importante que conozcas herramientas útiles que te permitan tener tu inventario al día, pero además que te ayuden a manejarlo de forma inteligente. Revisa este artículo si necesitas poner en orden tu inventario.

Con el sistema de gestión de inventarios sin duda vas a poder prevenir que ocurran errores que te lleven a quedar mal con la entrega de pedidos a tus clientes.

Sistema de gestión de los inventarios

En muchas ocasiones los dueños y administradores crean su sistema de gestión de inventarios desde cero, pero, si la operación de tu empresa, específicamente, implica almacenar grandes cantidades de mercancía,, con seguridad crear tu propio sistema de gestión de inventarios no es lo más adecuado, será importante que establezcas políticas específicas de inventario para que lo tengas bajo control. De seguro te interesará leer cuáles son las políticas de inventario de una empresa.

Algunas empresas lo suficientemente grandes y con grandes inventarios eligen comprar un sistema que se encargue del tema con el fin de facilitar el proceso. Por lo general, este tipo de sistema incluyen aspectos muy interesantes como el número del artículo, la descripción, la ubicación de almacenado y la unidad de medida.  

El sistema de gestión de inventarios te ayuda a planificar tus compras

Uno de los grandes objetivos que tiene la gestión de los inventarios es el de ayudarles a los dueños y administradores de los negocios a identificar el momento en el que deben comprar más mercancía para que se puedan adelantar a la demanda. Este proceso se conoce también por el nombre de Planificador de compras.

Existen muchos tipos de negocios que utilizan diferentes tipos de planificadores de compras, esto depende de la necesidad que tenga su industria, por ejemplo, si eres una Mipyme te podría interesar cómo se lleva un sistema de inventario permanente; sin embargo, en muchos casos, los negocios de almacenamiento pequeño, se caracterizan por carecer de un buen lugar de para toda su mercancía.

Es en estos casos es importante un plan de compras que se llama “justo-a-tiempo” o también conocido como “just-in-time”. Con este planificador de compra, los encargados se aseguran de recibir la mercancía justo en el tiempo que la necesitan para satisfacer la demanda de sus clientes.

Planificadores de compras basados en antiguas bases de datos

Otros negocios centran sus planes de compras en bases de datos de las ventas antiguas. Estos negocios saben cómo son las ventas proyectadas y por esto crean una agenda para reponer los inventarios que satisfagan la demanda de sus clientes. Otros negocios se aseguran de tener un poco de mercancía a la mano con el fin de reemplazar material defectuoso que deba ser reemplazado.

Cuáles son los beneficios del control de inventarios

La gestión de inventarios es una operación clave a la hora de mantener un negocio organizado, así como también en la planificación de compras, pero no solamente cumple con estas dos tareas. La gestión de los inventarios puede ayudarte en los siguientes aspectos.

• Mantiene tu negocio rentable.
• Te reduce costos.
• Es capaz de alcanzar economías de escala.
• Puede analizar los patrones de venta con el fin de predecir futuras ventas.
• Tiene la capacidad de analizar el comportamiento contra los competidores.
• Es un sistema inteligente que sin duda va a preparar a tu negocio para los momentos inesperados.

Esto quiere decir que, si tu negocio cuenta con adecuado sistema de gestión de inventarios, este va a tener más oportunidades de sobrevivir en el mercado que se encuentra y lo va a hacer más rentable.

Costos que se asocian a los inventarios

Un software de control de inventarios te permite ahorrar en costos revisa en este artículo por qué, es importante que evalúes si es proporcional la inversión en el software, en comparación con los costos de operación durante esta gestión de inventarios. Los costos que se asocian a los procesos del sostenimiento de un inventario están diferenciados, teniendo en cuenta cuál es la naturaleza de la organización y estos costos consisten en:

El costo de ordenar

El costo de ordenar se divide en dos categorías: para la actividad comercial y para la actividad productiva que da cuenta de todos los procesos que tienen que ver con el ensamble o la fabricación. A continuación, los vamos a explicar con más detalles.

Para la actividad comercial

Este costo da cuenta de los procesos que se deben llevar para la emisión de órdenes de pedidos, entre estos están las llamadas telefónicas, los gastos administrativos de papeleo, la preparación de formatos y a esto se suman los gastos intrínsecos de los procesos para pedir cierta cantidad de unidades de un material como los procesos que se asocian a la recepción del material.

Para la actividad productiva

Estos gastos dan cuenta de los procesos de fabricación y ensamble de la mercancía y se asocian con los procesos de alistamiento de corridas de producción, a esto se suma el proceso logístico de la transmisión de las órdenes es también conocido como el concepto de cliente interno.

Costo de sostenimiento o tenencia de los inventarios

Los costos que se encuentran asociados con el mantenimiento de los inventarios son administrados por la organización y están determinados preponderantemente por la permanencia media de las unidades logísticas en el sitio que se determina para esto en la función del tiempo. Esto se debe a que cada una de las unidades representan un costo en el proceso de manipulación al ser recibido, almacenado, inspeccionado y despachado.

Costo de oportunidad

Otro costo que se puede identificar en el mantenimiento de la mercancía es el que se conoce como costo de oportunidad que está relacionado con la inversión que se realiza en la operación de los inventarios y que genera que la organización dependa de su disponibilidad para invertir en procesos que estimulen la creación de valor agregado.

Costos de tenencia

Debes tener en cuenta que sobre los costos de tenencia que se pueden evidenciar en las distintas fuentes como son los costos por servicios de stock que tienen que ver con los impuestos, los seguros y el sobre stock de la mercancía.

Costos de riesgo

Otro de los costos que no se puede olvidar que está consolidado en los costos de mantenimiento es el costo de riesgo de la mercancía, en este se agrupan los costos de las averías que puede tener la mercancía, los costos de obsolescencia y los costos que pueda tener el traslado de la mercancía.

Para los inventarios que administra un tercero es de gran importancia que se determine la naturaleza de los costos, variables y fijos, ya que estos costos tendrán un rol muy importante en el momento de determinar la cantidad de unidades que debe tener un pedido.

En conclusión, la gestión de los inventarios es una herramienta de gran utilidad a la hora de controlar todo el movimiento y el mantenimiento de la mercancía que ingresa y sale de nuestras empresas, por esta razón es de gran importancia llevar o tener un sistema que se encargue de gestionar nuestros inventarios. Revisa  cómo es el de Siigo y cómo durante más de treinta años lo ha perfeccionado para más de 109 000 empresas.

Revisa los costos que implican para ti tener un inventario al día. Asegúrate de evaluar si lo que haces manualmente está representando un impacto significativo a la hora de controlar tus ventas, tus movimientos, recobro de cartera y si tienes información al día.

Nuestro consejo es que optes por un software o sistema de control de inventarios, pues el desorden de tu empresa puede representar una pérdida económica muy grande, además de falta de información suficiente que te permita tomar decisiones importantes.