EMPRESARIO | 6 MINUTOS DE LECTURA

Cómo llevar la contabilidad de un negocio: método práctico

Encontrar un método práctico para llevar la contabilidad de un negocio es una búsqueda constante de empresarios y emprendedores, ya que la normatividad y el contexto colombiano tienen muchas exigencias que deben tenerse presentes y que deben encargarse a un profesional; sin embargo, si el presupuesto de tu empresa no es suficiente para pagar un contador, puedes organizar tu contabilidad mediante el método que te contamos a continuación.

¿Qué debes contabilizar en tu empresa?

Los movimientos que debes contabilizar en tu empresa, bien seas gran contribuyente o Mipyme, son las operaciones que realizas diariamente y que implican el movimiento de dinero o de algún capital. Algunas de las operaciones recurrentes son:

• las compras y los gastos;
• ventas y los ingresos;
• adquisición y venta de los activos;
• pago de salarios y seguridad social;
• liquidación de los impuestos;
• préstamos o cualquier otra deuda que tengas;
• la concesión y subvención;
• todas las inversiones financieras que realices;
• recepción y entrega de los pagarés, las letras de cambio o cualquier otro parecido en su defecto;
• todos los movimientos que realizas en tu banco, y
• los movimientos de efectivo que realizas.

En otras palabras, debes contabilizar cualquier hecho de trascendencia económica, así como su pago o cobro.

Lo que necesitas para llevar la contabilidad de tu empresa

Si no tienes un profesional de la contaduría que te preste sus servicios a diario, será necesario que utilices un software contable para que registres tus operaciones, de modo que puedas registrar todos los movimientos y tengas tu empresa en orden.

Nuestra recomendación es que te asesores por un contador, porque cada día la normatividad es mucho más estricta, pero además cambia de acuerdo con el contexto; es decir, que cada vez es más exigente tecnológicamente y son los contadores los que están a la vanguardia de los requerimientos de la DIAN.

Software contable para llevar la contabilidad de un negocio

Ten presente que el software contable es tu herramienta de trabajo, y por esta razón su elección es de gran importancia. Actualmente existen muchos software contables en el mercado que cuentan con lo fundamental para llevar la contabilidad de un negocio. Te aconsejamos que investigues las diferencias que tienen entre cada uno y te recomendamos que tengan por lo menos las siguientes características y funcionalidades:

1. que sea en la nube;
2. registro de compras y de gastos;
3. importación de información por interfaces;
4. modificación de cuentas;
5. registro de comprobantes contables;
6. emisión de informes de estado de situación financiera;
7. preferiblemente que sea gratuito

Siigo cuenta con un software contable llamado Siigo Contador, que además de ser gratis, tiene estas funcionalidades y muchas otras que te permiten tener al día la contabilidad de tu empresa. Por eso te aconsejamos que pruebes la versión gratuita de Siigo Contador para que lleves la información contable de tu empresa. También puedes probar Siigo Nube, que si bien es una versión de pago, es el complemento perfecto, puesto que te permite administrar y facturar electrónicamente tu negocio mientras realizas las operaciones contables con Siigo Contador.

Lo mejor de estos dos programas es que desde Siigo Nube puedes vincular Siigo Contador, es decir, todo lo que realices de tu negocio, tú o tu contador podrán verlo en Siigo Contador, así ahorras tiempo y llevas organizado todo el registro de tus cuentas.

Tipos de software contables que puedes encontrar

Existen los programas que luego de que comprarlo es necesario instalarlo en tu computador, pero además existen  los programas contables que funcionan en la nube y pagas un costo mensual o anual por su funcionamiento.

Complementa la información con la contabilidad de costos

El primer tipo de software contable es aquel que está en tu computador. Debes actualizarlo y realizar diferentes copias de seguridad para evitar perder tu información. El segundo software es relativamente reciente, pero brinda tantos beneficios que con seguridad van a terminar sustituyendo a los primeros.

También te puede interesar ¿Cómo llevar la contabilidad sin ser contador?

Ventajas de un software contable en la nube

Las ventajas que tiene un software contable en la nube son de gran valor para tu empresa, principalmente, por la seguridad de la información; sin embargo, te contamos dos más:

• solamente necesitas un computador con conexión a la red para que puedas trabajar en tu software contable, esto te va a facilitar trabajar desde el lugar que desees.
• no debes preocuparte por las copias de seguridad, actualizaciones y espacio en tu computador, ya que es tecnología en la nube; es decir que accedes a internet y ahí está toda la información que necesitas. Las actualizaciones, por ejemplo, las llevan a cabo los prestadores del servicio y las ejecutan de forma masiva de modo que se convierte en un proceso automático para todos los usuarios del software.

Justificantes de las operaciones

Para que puedas hacer un registro contable necesitas estar en posesión del documento en el que se justifica la operación que se intenta contabilizar. Sin los documentos que respaldan las anotaciones contables no es posible demostrar que son verdaderos; además la legislación colombiana les exige a las empresas tener los soportes de las operaciones, por eso es importante que almacenes comprobantes de compras y ventas.

Entre la documentación necesaria para los justificantes están las facturas que se emiten y reciben, el seguro social, la nómina, los soportes bancarios de los movimientos, los recibos de caja, entre otros.

Pasos estratégicos para saber cómo llevar la contabilidad de un negocio

Para que realices una buena contabilidad en tu empresa te aconsejamos que sigas los siguientes pasos; sin embargo, ten presente que no existe un método único para todas las empresas, ya que todas varían en objeto social, tipo de operaciones, tamaño, entre otras características que conllevan implicaciones legales diferentes en el ámbito financiero.

Consigue un software contable

Si eres emprendedor debes saber que la contabilidad de tu negocio debe iniciar por los aspectos más básicos que son gestionar el control de los gastos y los ingresos. Con seguridad, un software contable puede hacer tu vida más sencilla.

Los programas contables no solo sirven para mejorar la gestión y el control de los gastos y los ingresos, y de los impuestos que pagas, sino que al mismo tiempo te van a ayudar para que realices proyecciones de tu negocio más precisas y generes informes para saber cómo está la situación financiera de tu empresa. 

Registra tus ingresos

Es probable que los clientes de tu empresa te paguen por a cuentas o con efectivo. Esto depende del tipo de negocio que manejes y los acuerdos de pago a los que llegues con ellos. Es importante que archives las copias de las operaciones que realizas para lleves al día todo lo que ingresa a tu caja y para cumplir con la normatividad vigente.

Un consejo es que los ingresos por ventas los órdenes cronológicamente al mes o que los ordene alfabéticamente por clientes. (destacar esto)

Registra todos tus gastos

Es importante que registres los gastos que tienes, pero también es importante que los organices por diferentes categorías y que su almacenamiento sea cronológico, de modo que tengas un registro de qué compraste primero y qué después. Esto es particularmente útil cuando evalúas a qué restarle y en qué invertir más, pues en algunos casos, ciertos gastos dependen de otros, por lo que será necesario evaluar si es posible eliminarlos.

Tipos de los gastos

La categorización de los gastos puede ser un trabajo exhausto, pero solamente debes idear una estrategia para que no tengas tantas categorías y hagas una lista que se adapte cómodamente a tu empresa.

Tipos de gastos dentro de una empresa:

• Gastos operacionales: Son los que se hacen en pro de la empresa para generar ingresos tales como los administrativos (gastos en personal, honorarios, papelería, capacitaciones) o de ventas (labores de promoción, distribución, publicidad).
• Gastos no operacionales: Son lo que no garantizan un ingreso, pero son necesarios para la empresa como los financieros (pagos al banco, pago de intereses).

Clasificación de los gastos:

• Gastos Fijos: Son los gastos que siempre van a estar mes a mes y que a largo plazo no cambiarán.
• Gastos Variables: Son aquellos que como lo indica el nombre, varían ya sea en semanas o meses.
• Gastos inesperados: Se usa para definir dentro del presupuesto un gasto eventual.

Registra los impuestos que debes pagar

Como bien lo sabes, cualquier tipo de actividad económica está sujeta al pago de impuestos. En Colombia, los emprendedores y empresarios deben presentar varios tipos de declaración de impuestos dentro de un período fijado. Te aconsejamos que hagas un archivo en el que registres los impuestos que vas a declarar, esto con el ánimo de que cuando llegue la fecha de presentarlos estén organizados y al día.

Si cuentas con un archivo con las copias de las declaraciones de los impuestos que has realizado y los ordenas cronológicamente, ya sea de forma anual o por trimestres, sería un escenario ideal de registro para tu empresa. También puedes registrar lo que has pagado por impuestos y lo que has ahorrado en estos.

Ahorra tiempo para que ahorres dinero

Si durante el mes le dedicas algunos minutos al día a todos tus asuntos contables y no los dejas para el último momento, podrás ahorrar tiempo, pues los procesos que vas a tener que poner al día van a ser menos. Las personas que deciden ahorrar tiempo son las personas que van a ahorrar dinero.

Si decides ordenar tus asuntos contables durante el mes vas a tener claridad sobre cómo está la contabilidad de tu empresa, vas a pagar tus impuestos y recibos a tiempo sin necesidad de ser sancionado o que te cobren intereses por el retraso al pagar, vas a saber cuáles son los clientes que te deben y con seguridad vas a evitar cualquier susto financiero en tu empresa.